Nouvelle année, nouvelles règles : la Pologne rend obligatoire la déclaration électronique MOS et augmente les frais de visa et de permis de séjour

À minuit, le 1er janvier 2026, la Pologne a lancé la dernière — et la plus coûteuse — phase de sa réforme de l’immigration pour 2025. Selon une ordonnance du ministère de l’Intérieur datant de fin décembre, toute demande de permis de séjour temporaire doit désormais être déposée exclusivement via le portail en ligne Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée. Les dossiers papier remis aux bureaux des voïvodies seront systématiquement rejetés et considérés comme non déposés.

Parallèlement, les frais administratifs ont fortement augmenté. Le tarif standard pour un permis de séjour quadruple, passant à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN, les frais de visa national (type D) passent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) augmentent à 90 €. Un décret distinct du ministère des Affaires étrangères, publié le 30 décembre, confirme ces tarifs uniformes dans tous les consulats polonais à travers le monde, ce qui signifie que ces hausses s’appliquent immédiatement aux demandes déposées à Singapour, Paris ou Chicago.



Pour les multinationales, ces deux changements représentent bien plus qu’une simple contrainte administrative. Les équipes RH doivent s’assurer que les collaborateurs détachés obtiennent un identifiant Trusted-Profile ou une eID européenne, achètent une signature électronique et maîtrisent le portail MOS — des démarches qui peuvent prendre jusqu’à une semaine en période de forte affluence. En raison des interruptions intermittentes du portail lors des phases pilotes, les conseillers en immigration recommandent de prendre des captures d’écran à chaque étape pour prouver la soumission en temps voulu en cas de plantage.

Les conséquences budgétaires sont importantes. Une famille de quatre personnes déménageant de Bangalore à Cracovie pour une mission ICT de trois ans doit désormais prévoir des frais gouvernementaux initiaux d’environ 1 060 €, soit près du triple des dépenses de l’année précédente. Plusieurs grandes entreprises technologiques ont indiqué à VisaHQ qu’elles absorberaient ces coûts supplémentaires pour les postes stratégiques, mais qu’elles réévalueraient la rentabilité des missions de courte durée.

La Pologne défend ce modèle 100 % numérique, affirmant qu’il réduira les délais de traitement de 30 % et limitera la fraude. La Commission européenne suit de près ce déploiement, qui pourrait servir de modèle pour l’ensemble de l’espace Schengen. En attendant, les responsables mobilité doivent actualiser leurs prévisions budgétaires, organiser des formations MOS pour leurs équipes RH et prévenir les voyageurs que les créneaux de rendez-vous consulaires risquent d’être rares dans les premières semaines de 2026.