UdSC Advierte: Solicitudes de Permiso de Residencia MOS Firmadas por Terceros Serán Consideradas como ‘Inexistentes’

Solo unas horas después de abrir la presentación en línea para la mayoría de las categorías de permisos de residencia, la Oficina para Extranjeros de Polonia (UdSC) emitió un recordatorio contundente el 4 de mayo de 2026: cualquier solicitud MOS firmada por alguien que no sea el solicitante extranjero —o su tutor legal en caso de menores— no será reconocida. La agencia enfatizó que los poderes notariales no autorizan la firma electrónica de la solicitud, aunque el apoderado pueda actuar en etapas posteriores del trámite. Según las modificaciones a la Ley de Extranjería vigentes desde el 27 de abril, la firma electrónica en el formulario MOS es un requisito legal indispensable para que la solicitud exista. Si un responsable de recursos humanos, consultor migratorio o incluso el cónyuge firma en lugar del solicitante, el sistema puede generar un número de presentación, pero la oficina voivodal deberá considerar la solicitud como «nieistniejący» (inexistente) y no tomar ninguna medida más que notificar al extranjero. Para las empresas acostumbradas a presentar formularios en papel con firmas manuscritas de representantes autorizados, esta aclaración supone un cambio importante en el cumplimiento normativo. Ahora deben asegurarse de que cada expatriado o asignado cuente con un perfil de confianza activo o una firma electrónica cualificada antes de iniciar cualquier trámite MOS. No cumplir con esto puede generar lagunas en la autorización legal de estancia y trabajo, lo que podría derivar en congelamientos de nómina, sanciones de seguridad social y aplazamientos forzados de viajes de negocios. El aviso de UdSC también confirma que las oficinas voivodales ya no emitirán cartas de subsanación en estos casos, eliminando el período de gracia que antes permitía corregir errores de firma. Por ello, los equipos de movilidad deben incorporar controles previos de firma en sus procedimientos estándar y contemplar tiempos adicionales en la planificación de proyectos, especialmente en movimientos grupales grandes.