بعد ساعات قليلة من فتح باب التقديم الإلكتروني لمعظم فئات تصاريح الإقامة، أصدرت دائرة الأجانب البولندية (UdSC) في 4 مايو 2026 تذكيرًا صارمًا: أي طلب MOS موقع من شخص غير المتقدم الأجنبي نفسه أو وليه القانوني في حالة القصر، لن يُعترف به على الإطلاق. وأكدت الوكالة أن التوكيلات لا تشمل التوقيع الإلكتروني على الطلب نفسه، حتى لو كان الوكيل مخولًا بالتصرف لاحقًا في الإجراءات. وفقًا للتعديلات على قانون الأجانب التي دخلت حيز التنفيذ في 27 أبريل، أصبح التوقيع الإلكتروني على نموذج MOS شرطًا قانونيًا لاعتبار الطلب قائمًا. إذا قام موظف الموارد البشرية أو مستشار الهجرة أو حتى الزوج بالتوقيع بدلًا من المتقدم، قد يصدر النظام رقم تقديم، لكن مكتب المحافظة يجب أن يعتبر الطلب "غير موجود" (nieistniejący) ولا يتخذ أي إجراء سوى إخطار الأجنبي. بالنسبة لأصحاب العمل المعتادين على تقديم النماذج الورقية بتوقيعات أصلية من ممثلين مخولين، يمثل هذا التوضيح تحولًا كبيرًا في متطلبات الامتثال. يجب على الشركات الآن التأكد من أن كل مغترب أو موظف منقول لديه ملف موثوق نشط أو توقيع إلكتروني مؤهل قبل بدء أي تقديم MOS. عدم الامتثال قد يؤدي إلى انقطاعات في الإقامة القانونية وتصاريح العمل، مما قد يسبب تجميد الرواتب، غرامات الضمان الاجتماعي، وتأجيلات قسرية في السفر لأغراض العمل. كما تؤكد دائرة الأجانب أن مكاتب المحافظات لن تصدر بعد الآن خطابات نقص في هذه الحالات، مما يلغي فترة السماح التي كانت تُمنح سابقًا لتصحيح أخطاء التوقيع. لذا، يجب على فرق التنقل دمج فحوصات التوقيع قبل التقديم ضمن إجراءاتها التشغيلية القياسية وأخذ وقت إضافي في الاعتبار ضمن جداول المشاريع، خاصةً في حالات التنقل الجماعي الكبير.
