Các công ty Séc phải chuyển sang báo cáo hoàn toàn kỹ thuật số cho tất cả nhân viên nước ngoài từ ngày 1 tháng 4 năm 2026.

Các đội ngũ nhân sự trên khắp Cộng hòa Séc chỉ mới có hơn một tháng kinh nghiệm với một cuộc cải cách toàn diện đã thay đổi căn bản cách các công ty tuyển dụng nhân tài nước ngoài. Một bản thông tin pháp lý ngày 24/4 từ công ty luật ARROWS tại Praha xác nhận rằng, kể từ ngày 1/4/2026, mọi việc bắt đầu, thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng lao động liên quan đến người nước ngoài phải được báo cáo **chỉ qua một trong ba kênh điện tử** do Bộ Lao động và Xã hội (MPSV) vận hành. Các mẫu giấy tờ, email hay thậm chí các mẫu PDF trong hộp dữ liệu mà nhiều văn phòng trả lương từng sử dụng đều bị loại bỏ hoàn toàn. Thay đổi này là giai đoạn cuối của chiến dịch số hóa kéo dài hai năm nhằm giúp Văn phòng Lao động theo dõi kịp thời lực lượng lao động di cư ngày càng tăng (người nước ngoài chiếm khoảng 12% tổng số người lao động tại Séc). Nhà tuyển dụng phải 1) điền mẫu trực tuyến trên cổng MPSV, 2) tải lên tệp dữ liệu XML qua hộp dữ liệu doanh nghiệp, hoặc 3) tích hợp hệ thống nhân sự của mình với API của bộ. Nếu không sử dụng một trong các kênh này, thông báo sẽ bị coi là “không nộp” theo luật và có thể bị phạt hành chính lên đến 3 triệu CZK, đồng thời làm mất hiệu lực giấy phép lao động của người lao động. Các tập đoàn đa quốc gia có trung tâm dịch vụ chia sẻ tại Brno và Praha cho biết họ đã xây dựng các kịch bản tự động hóa quy trình (RPA) để gửi dữ liệu bắt buộc mỗi đêm. Ngoài công nghệ, cải cách này buộc sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các bộ phận di chuyển nhân sự, nhân sự và tuân thủ. Luật nhập cư Séc gắn thẻ nhân viên, thẻ xanh hoặc thẻ ICT của người nước ngoài với một nhà tuyển dụng và vị trí cụ thể; bất kỳ thay đổi không báo cáo nào đều đe dọa đến việc cư trú hợp pháp của người lao động. Theo quy định mới, bộ phận nhân sự phải thông báo cho Văn phòng Lao động **chậm nhất vào ngày làm việc đầu tiên của nhân viên**, và báo cáo mọi thay đổi tiếp theo trong vòng mười ngày lịch. Việc chuyển nội bộ công ty, điều chỉnh lương ảnh hưởng đến ngưỡng lương của thẻ nhân viên, thậm chí cả việc di chuyển nội bộ trong cùng một pháp nhân đều phải được báo cáo bắt buộc. Với các nhiệm vụ công tác chuyển đổi thành hợp đồng địa phương, thời gian là yếu tố then chốt. Người lao động không được phép bắt đầu làm việc cho đến khi có giấy phép phù hợp — **không có khoảng thời gian “bắt đầu trước, sửa sau”**. Do đó, các công ty cần lên kế hoạch dự án với thời gian chuẩn bị từ hai đến ba tháng, đặc biệt khi các lịch hẹn tại lãnh sự quán Séc vẫn còn hạn chế. ARROWS cảnh báo rằng các thanh tra đã bắt đầu đối chiếu báo cáo điện tử với đăng ký bảo hiểm xã hội và nhật ký ra vào công trường. Các cuộc kiểm tra ban đầu tập trung vào logistics, xây dựng và gia công CNTT, nhưng các chuyên gia dự đoán ngành dược phẩm và nhà cung cấp ô tô sẽ là nhóm tiếp theo. Một số lời khuyên thực tiễn cho quản lý di chuyển nhân sự bao gồm: thiết lập nhắc nhở tự động cho khung thời gian 10 ngày thay đổi; đảm bảo chi tiết lương và giờ làm việc trong hợp đồng địa phương khớp chính xác với dữ liệu đã nộp cho cơ quan; và ghi lại các thông báo lỗi API trong nhật ký kiểm toán. Khi mùa tuyển dụng hè đang đến gần, các nhà cung cấp hệ thống quản lý nhân sự toàn cầu đang gấp rút ra mắt “gói quốc gia” dành cho Séc. Mặc dù cải cách tăng thêm thủ tục ban đầu, các chuyên gia cho rằng việc chuyển sang dữ liệu có cấu trúc sẽ giúp giảm chi phí tuân thủ và rút ngắn thời gian xử lý giấy phép cư trú — tin vui cho các nhà tuyển dụng đang cạnh tranh nhân tài công nghệ và kỹ thuật khan hiếm.