บริษัทเช็กต้องเปลี่ยนไปใช้การรายงานข้อมูลพนักงานต่างชาติทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2569 เป็นต้นไป

ทีมทรัพยากรบุคคลทั่วสาธารณรัฐเช็กมีประสบการณ์เพียงเล็กน้อยกว่าเดือนเดียวกับการปฏิรูปครั้งใหญ่ที่เปลี่ยนแปลงวิธีการจ้างงานแรงงานต่างชาติอย่างสิ้นเชิง รายงานทางกฎหมายจากสำนักงานกฎหมาย ARROWS ในกรุงปรากเมื่อวันที่ 24 เมษายน ยืนยันว่า ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2026 เป็นต้นไป การเริ่มงาน การเปลี่ยนแปลง หรือการเลิกจ้างพนักงานที่ไม่ใช่ชาวเช็ก ต้องรายงานผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์เพียงสามช่องทางที่ดำเนินการโดยกระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม (MPSV) เท่านั้น แบบฟอร์มกระดาษ อีเมล หรือเทมเพลต PDF ที่เคยใช้กันในสำนักงานเงินเดือนจะไม่ได้รับการยอมรับอีกต่อไป

การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นขั้นตอนสุดท้ายของโครงการดิจิทัลไลเซชันสองปีที่มุ่งให้สำนักงานแรงงานเห็นภาพแรงงานต่างชาติที่เติบโตอย่างรวดเร็วแบบเรียลไทม์ (แรงงานต่างชาติมีสัดส่วนประมาณ 12% ของพนักงานในเช็ก) นายจ้างต้องเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งระหว่าง 1) กรอกแบบฟอร์มบนพอร์ทัลของ MPSV 2) อัปโหลดไฟล์ข้อมูล XML ผ่านกล่องข้อมูลองค์กร หรือ 3) เชื่อมต่อระบบ HR ของตนกับ API ของกระทรวง หากไม่ใช้ช่องทางเหล่านี้ การแจ้งข้อมูลจะถือว่า “ไม่ได้ยื่น” ตามกฎหมาย และอาจถูกปรับสูงสุดถึง 3 ล้านโครนนาเช็ก รวมถึงทำให้ใบอนุญาตทำงานของพนักงานเป็นโมฆะ

บริษัทข้ามชาติที่มีศูนย์บริการร่วมในเมืองบรโนและปรากรายงานว่าได้พัฒนาสคริปต์ระบบอัตโนมัติ (RPA) เพื่อส่งข้อมูลที่จำเป็นทุกคืนแล้ว นอกจากเทคโนโลยี การปฏิรูปนี้ยังบังคับให้ทีมเคลื่อนย้ายพนักงาน ทรัพยากรบุคคล และฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบต้องประสานงานกันอย่างใกล้ชิด กฎหมายคนเข้าเมืองเช็กผูกบัตรพนักงานต่างชาติ เช่น Employee Card, Blue Card หรือ ICT Card กับนายจ้างและตำแหน่งงานเฉพาะ หากมีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รายงานจะเสี่ยงต่อการถูกเพิกถอนสถานะการพำนักอย่างถูกกฎหมาย



ภายใต้ระบบใหม่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องแจ้งสำนักงานแรงงานไม่เกินวันทำงานแรกของพนักงาน และรายงานการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ภายในสิบวันปฏิทิน การย้ายภายในบริษัท การปรับเงินเดือนที่ส่งผลต่อเกณฑ์เงินเดือนของ Employee Card รวมถึงการย้ายตำแหน่งภายในนิติบุคคลเดียวกันก็ต้องรายงานด้วย สำหรับการมอบหมายงานเดินทางธุรกิจที่เปลี่ยนเป็นสัญญาจ้างในประเทศ เวลามีความสำคัญมาก ห้ามเริ่มงานก่อนที่พนักงานต่างชาติจะได้รับใบอนุญาตที่เหมาะสม ไม่มีช่วงเวลาผ่อนผัน “เริ่มงานก่อน ค่อยแก้ทีหลัง” ดังนั้นบริษัทจึงต้องเผื่อเวลาวางแผนโครงการล่วงหน้าสองถึงสามเดือน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเวลานัดหมายที่สถานกงสุลเช็กยังมีจำกัด

ARROWS เตือนว่าผู้ตรวจสอบกำลังตรวจสอบรายงานดิจิทัลเทียบกับการลงทะเบียนประกันสังคมและบันทึกการเข้าออกไซต์งานอย่างเข้มงวด การตรวจสอบในช่วงแรกเน้นไปที่ธุรกิจโลจิสติกส์ ก่อสร้าง และการจ้างงานไอที แต่ที่ปรึกษาคาดว่าผู้ผลิตในอุตสาหกรรมยาและยานยนต์จะเป็นกลุ่มถัดไป

คำแนะนำสำหรับผู้จัดการเคลื่อนย้ายพนักงาน ได้แก่ การตั้งเตือนอัตโนมัติสำหรับระยะเวลารายงานสิบวัน การตรวจสอบให้ข้อมูลเงินเดือนและชั่วโมงทำงานในสัญญาท้องถิ่นตรงกับที่ยื่นต่อหน่วยงาน และการบันทึกข้อความผิดพลาดจาก API ในบันทึกตรวจสอบ ขณะที่ฤดูกาลจ้างงานช่วงฤดูร้อนใกล้เข้ามา ผู้จำหน่ายระบบ HRIS ระดับโลกกำลังเร่งพัฒนาชุดข้อมูลสำหรับเช็ก

แม้ว่าการปฏิรูปจะเพิ่มงานเอกสารในช่วงแรก แต่ผู้ปฏิบัติงานเชื่อว่าการเปลี่ยนไปใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้างจะช่วยลดต้นทุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบและลดเวลาการดำเนินการขอใบอนุญาตพำนักในระยะยาว ซึ่งเป็นข่าวดีสำหรับนายจ้างที่แข่งขันเพื่อดึงดูดแรงงานเทคโนโลยีและวิศวกรรมที่มีทักษะสูงในตลาดที่หายากนี้