La Pologne fait du portail électronique MOS le seul canal de dépôt alors que les frais de permis de séjour quadruplent

La refonte numérique tant attendue de l’immigration en Pologne passe enfin de la théorie à la pratique. Dès le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire — y compris les renouvellements pour les titulaires de la carte bleue européenne et leurs familles accompagnantes — devra être déposée exclusivement via le portail en ligne Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux voïvodaux seront désormais considérés comme « non déposés », contraignant ainsi employeurs et salariés étrangers à une transition immédiate.

Le ministère de l’Intérieur assure que ce changement permettra de réduire les délais de traitement de 30 % une fois les premiers bugs corrigés. Pour financer le recrutement de nouveaux agents, l’hébergement cloud et la cybersécurité, les frais administratifs ont été multipliés par quatre le même jour: le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 à 400 PLN, et celui pour les permis de travailleur détaché grimpe à 800 PLN. Les tarifs consulaires ont suivi la même tendance, avec un visa national (type D) à 200 € et un visa Schengen (type C) à 90 €. Les budgets mobilité établis quelques semaines plus tôt ont donc été largement dépassés.



Les premiers utilisateurs saluent le suivi des dossiers en temps réel, mais déplorent de nombreux « problèmes de démarrage »: les certificats de signature électronique qualifiée ne se téléchargent pas, les sessions expirent sans avertissement, et l’interface uniquement en polonais oblige les petites entreprises à recourir à des traducteurs. Les conseillers en immigration recommandent désormais aux équipes RH de capturer chaque étape de la soumission et de prévoir deux à trois heures supplémentaires par dossier jusqu’à stabilisation du portail.

Sur le plan stratégique, la phase 1 de MOS n’est qu’un début. Les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de travailleurs saisonniers et de carte bleue européenne doivent migrer vers MOS à la mi-2026. Les entreprises qui investiront dès maintenant dans l’acquisition de signatures électroniques, la formation du personnel et la centralisation des compétences « super-utilisateurs » seront les mieux préparées. Celles qui ne le feront pas risquent de voir leurs employés perdre leur statut légal et leur droit au travail, car un dossier papier ne sera plus pris en compte.

Conseils pratiques pour les responsables mobilité: cartographiez les rôles et privilèges sur MOS, mettez à jour vos prévisions de coûts internes, révisez les lettres d’offre pour intégrer les nouveaux frais gouvernementaux et prévoyez des marges dans les calendriers d’intégration. Surtout, rappelez aux salariés en déplacement qu’un dossier MOS rejeté est considéré comme jamais soumis, privant ainsi le ressortissant étranger de tout droit légal de séjour ou de travail en Pologne.