La Pologne rend obligatoire la déclaration électronique MOS et quadruple les frais de permis de séjour

La refonte numérique tant attendue de l’immigration en Pologne entre désormais pleinement en vigueur. À partir de minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire devra être déposée via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS), signée avec une signature électronique qualifiée et authentifiée par le Profil de Confiance du demandeur ou son e-ID européen. Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux voïvodaux du pays seront désormais considérés comme « non déposés », contraignant employeurs, prestataires de relocation et salariés étrangers à basculer en ligne du jour au lendemain.

Les augmentations tarifaires sont aussi spectaculaires que ce virage technologique. Le coût standard d’un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les frais pour les visas nationaux (type D) grimpent à 200 €, et ceux pour les visas Schengen (type C) à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie ces recettes supplémentaires par le financement de la cybersécurité et du personnel dédié au nouveau portail, mais les équipes RH dénoncent un coup dur pour les budgets mobilité dès la première semaine de l’année 2026.



Pour les responsables mobilité en entreprise, le défi opérationnel immédiat est d’enregistrer chaque salarié étranger au Profil de Confiance et à la signature électronique qualifiée, puis de les former à l’utilisation de MOS. Les premiers utilisateurs signalent des déconnexions et des sessions perdues; les conseillers recommandent de capturer les écrans clés de soumission comme preuve de dépôt dans les délais, en attendant la stabilisation de la plateforme. Le non-respect de ces nouvelles règles entraîne des sanctions sévères: travailler sans permis déposé expose employeurs et salariés à des amendes, voire à une interdiction de parrainage à l’avenir.

À moyen terme, cette dématérialisation totale devrait accélérer le traitement des dossiers. Les autorités promettent une réduction des délais de 30 %, grâce à la suppression des retards liés aux coursiers et à la validation automatisée des données. Si ces gains se confirment, la Pologne pourrait de nouveau rivaliser avec la République tchèque et la Hongrie pour les détachements européens sensibles au facteur temps.

Sur le plan stratégique, en revanche, la hausse des frais gouvernementaux pourrait dissuader les centres de services plus modestes de s’implanter en Pologne. Les opérateurs mondiaux de services partagés envisageant Kraków ou Łódź devront désormais comparer le coût de 800 PLN pour les travailleurs détachés avec des options moins onéreuses dans les pays baltes ou des Balkans. Les entreprises déjà implantées devront renégocier leurs budgets d’affectation et, dans certains cas, revoir les tarifs clients basés sur les niveaux de frais de 2025.