La Pologne rend la déclaration électronique MOS obligatoire et quadruple les frais d'immigration

La Pologne a entamé la nouvelle année avec la réforme la plus radicale de son système d’immigration depuis vingt ans. À partir de minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire devra être déposée via le portail en ligne Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée. Les dossiers papier remis aux bureaux des voïvodies seront désormais considérés comme « non déposés », contraignant ainsi du jour au lendemain employeurs, salariés étrangers détachés et conseillers en immigration à passer au numérique.

Cette réforme couronne une année de digitalisation qui avait déjà transféré les demandes de permis de travail sur praca.gov.pl. Les autorités estiment qu’un canal électronique unique de bout en bout permettra de réduire les délais de traitement de 30 %, de limiter les fraudes et de constituer une base de données exploitée par le ministère de l’Intérieur pour analyser le marché du travail. Bruxelles suit de près: si MOS tient ses promesses, la Commission européenne pourrait recommander des systèmes similaires dans l’ensemble de l’espace Schengen.



Mais la hausse des frais est le revers de la médaille. Le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 à 400 PLN; celui des permis pour travailleurs détachés grimpe à 800 PLN. Les tarifs consulaires augmentent parallèlement: les visas nationaux (type D) coûtent désormais 200 € et les visas Schengen (type C) 90 €. Une famille de quatre personnes s’installant à Cracovie devra débourser environ 1 060 €, soit près de trois fois plus que l’an dernier.

Pour les multinationales, les conséquences pratiques sont immédiates. Les équipes RH doivent aider les nouveaux employés à obtenir un identifiant Trusted-Profile ou une eID européenne, acheter un token de signature électronique et se former à la navigation sur MOS — des étapes pouvant prendre jusqu’à une semaine en période de forte affluence. Comme le portail a connu des interruptions lors des tests pilotes, les conseillers recommandent de capturer chaque étape en capture d’écran pour prouver la soumission en temps voulu en cas de plantage. Les entreprises sans expertise interne se tournent vers des prestataires externes capables de créer des comptes MOS et de soumettre des dossiers électroniques conformes en moins de 24 heures.

Sur le plan stratégique, cette augmentation des frais pourrait contraindre les employeurs à revoir leurs budgets d’affectation, à privilégier les postes à forte valeur ajoutée et à envisager des durées de mission plus longues pour amortir les coûts initiaux. Les responsables mobilité sont invités à actualiser leurs prévisions budgétaires, à organiser des formations MOS pour les équipes RH et à prévenir les voyageurs que les créneaux de rendez-vous consulaires risquent d’être rares tant que la vague initiale de demandes ne se sera pas calmée.