La Pologne impose la déclaration électronique obligatoire du MOS et quadruple les frais de permis de séjour

La refonte numérique tant attendue de l’immigration en Pologne est enfin opérationnelle. Depuis minuit, le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire doit être déposée exclusivement via le portail Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée. Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux voïvodaux sont désormais considérés comme « non déposés », contraignant employeurs, prestataires de relocation et salariés étrangers à basculer du jour au lendemain vers cette nouvelle plateforme.

Le choc tarifaire est aussi brutal que la transition technologique. Le coût standard d’un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN, tandis que les frais pour les visas nationaux (type D) augmentent à 200 € et ceux des visas Schengen (type C) à 90 €. Les autorités justifient cette hausse par un financement accru des traitements accélérés et des outils anti-fraude, mais les équipes mobilité des entreprises doivent désormais prévoir un budget multiplié par quatre par salarié détaché.



En coulisses, MOS parachève une année de digitalisation qui a déjà transféré les demandes de permis de travail sur praca.gov.pl et testé la collecte biométrique. Le ministère de l’Intérieur anticipe une réduction de 30 % des délais moyens de traitement une fois les retards initiaux résorbés, et estime que la centralisation des données facilitera la détection des pénuries sur le marché du travail. Les employeurs, eux, signalent des difficultés de démarrage, allant de serveurs surchargés à des complications pour obtenir des signatures électroniques qualifiées pour les nouvelles recrues à l’étranger.

Conseils pratiques pour les RH: 1) constituer une bibliothèque interne de captures d’écran MOS en anglais pour guider les candidats; 2) acheter en volume des certificats de signature électronique auprès de fournisseurs certifiés; 3) réviser immédiatement les prévisions budgétaires pour 2026; 4) prévoir un délai supplémentaire au premier trimestre, le temps que les agents s’adaptent au nouveau processus numérique.

Bien que contraignante, cette obligation « tout numérique » place la Pologne parmi les systèmes d’immigration les plus avancés de l’UE, offrant un modèle potentiel pour les pays voisins confrontés à des arriérés administratifs papier.