Những người đi công tác cố gắng gia hạn visa hoặc nộp đơn xin giấy phép nhập cảnh trực tuyến vào ngày 3 tháng 10 đã gặp phải thông báo ngắn gọn: “Dịch vụ tạm thời ngưng hoạt động để nâng cấp hệ thống.” Cục Di trú Hồng Kông (ImmD) đã tạm ngưng cổng dịch vụ điện tử từ 1:30 sáng, cam kết khôi phục vào lúc 7:30 tối cùng ngày. Thời gian bảo trì ngoài kế hoạch này ảnh hưởng đến tất cả các hồ sơ điện tử, bao gồm cả việc gia hạn trong các chương trình phổ biến như Chương trình Thẻ Tài Năng Hàng Đầu và Chương trình Nhập Cảnh cho Nhân Tài và Chuyên Gia Đại Lục. Mặc dù việc ngưng dịch vụ để nâng cấp theo kế hoạch không hiếm, nhưng việc không thông báo trước đã khiến các công ty luật và quản lý di chuyển nhân sự bị bất ngờ. Nhiều đơn vị cho biết họ phải sắp xếp lại lịch nhận tài liệu gốc qua dịch vụ chuyển phát hoặc hướng dẫn nhân viên chuyển công tác nộp hồ sơ trực tiếp tại quầy. Các công ty tư vấn nhỏ chỉ dựa vào kênh kỹ thuật số cho biết thời gian gián đoạn có thể làm chậm ngày bắt đầu làm việc của khách hàng, nhất là khi kỳ nghỉ Quốc Khánh kéo dài một tuần tại đại lục làm thu hẹp thời gian xử lý hồ sơ. Người phát ngôn ImmD cho biết việc nâng cấp là cần thiết để “tăng cường bảo mật mạng và chuẩn bị hạ tầng cho việc mở rộng chức năng e-Channel và nộp đơn từ xa sẽ ra mắt trong quý này.” Nguồn tin thân cận với chương trình cho biết cục đang tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt và cổng thanh toán trực tuyến theo thời gian thực — những tính năng được các đội ngũ nhân sự đa quốc gia mong đợi nhằm tạo quy trình di trú kỹ thuật số toàn diện. Dù gián đoạn ngắn, các chuyên gia xem đây là lời nhắc nhở cần xây dựng kế hoạch dự phòng trong lịch trình công tác. “Ngay cả việc ngưng dịch vụ trong ngày cũng có thể làm gián đoạn chuyến đi nếu visa của người được điều động hết hạn vào nửa đêm,” bà Janice Ho, trưởng bộ phận di chuyển nhân sự châu Á tại một công ty tài chính toàn cầu, lưu ý. Bà khuyên nên nộp hồ sơ gia hạn ít nhất hai tuần trước khi hết hạn và giữ bản scan các giấy tờ quan trọng để kịp thời xử lý khi cần nộp trực tiếp. ImmD đã mời những người dùng bị ảnh hưởng đang ở nước ngoài trong thời gian gián đoạn liên hệ với Đơn vị Hỗ trợ Cư dân Hồng Kông 24/7 qua đường dây nóng, WhatsApp hoặc WeChat. Không có báo cáo mất dữ liệu nào xảy ra. Cục cho biết chức năng dịch vụ đã được khôi phục hoàn toàn lúc 7:28 tối — sớm hơn kế hoạch 2 phút — và các đợt nâng cấp tiếp theo sẽ được thực hiện vào giờ thấp điểm với thông báo trước ít nhất 48 giờ cho công chúng.
