Polnisches Visazentrum setzt Terminwarteschlange für Weißrussland nach Systemtest-Panne zurück

Der polnische Visa-Dienstleister VFS Global hat bestätigt, dass alle Termine, die vor dem offiziellen Start seines neuen verifizierten Wartelisten-Systems für polnische Visa in Belarus am 8. Juni 2026 gebucht wurden, storniert werden. Diese Entscheidung, die am 16. Juni bekannt gegeben wurde, betrifft Hunderte von Reisenden – hauptsächlich Saisonarbeiter und Geschäftsbesucher –, die es geschafft hatten, sich während der Testphase in die Warteschlange einzureihen.

Im überarbeiteten Verfahren müssen Antragsteller zunächst ein Profil anlegen, Identitätsdaten hochladen und eine grundlegende Sicherheitsprüfung bestehen, bevor sie auf eine digitale Warteliste gesetzt werden. Sobald Termine verfügbar sind, erhalten sie eine zeitlich begrenzte E-Mail-Einladung zur Terminwahl. VFS erklärt, dass das System dazu dient, Bots und Schwarzmarktmakler, die zuvor die Buchungen dominierten, einzudämmen. Der stille „Soft Launch“ Ende Mai ermöglichte es jedoch technikaffinen Nutzern, sich vorzudrängeln.

Mit der Löschung aller Reservierungen vor dem 8. Juni wollen VFS und das polnische Konsulat alle potenziellen Reisenden wieder auf denselben Startpunkt zurücksetzen. Unternehmen, die auf kurzfristige polnische Visa für Mitarbeiter aus Belarus angewiesen sind – etwa IT-Dienstleister, Transportunternehmen und Bauunternehmen – müssen ihre Mitarbeiter neu registrieren und ihre Posteingänge genau auf neue Einladungen überwachen.



Experten warnen, dass der Neustart die Vorlaufzeiten in der Hochsaison der Sommermobilität um mehrere Wochen verlängern könnte. Für Mobility-Manager lautet die praktische Empfehlung: Überprüfen Sie unbedingt, ob die Mitarbeiter die neue Verifizierungsstufe abgeschlossen haben, planen Sie zusätzliche Pufferzeiten für geschäftskritische Reisen ein und nutzen Sie, wenn möglich, visafreie Reisen ohne Biometrie (zum Beispiel im Rahmen des Polish Business Harbour), bis sich der Terminrückstau normalisiert hat.

Unternehmen mit Aktivitäten in Belarus sollten Reisende zudem darauf hinweisen, dass Polen an der Grenze zu Belarus verstärkte Kontrollen durchführt und dass das Nichterscheinen zum neu angesetzten Termin den Antrag sowie die Verifizierungsgebühr von 16 Euro ungültig macht.

Langfristig prüft Warschau, das verifizierte Wartelistenmodell auch auf andere stark nachgefragte Standorte wie Kiew und Tiflis auszuweiten. Sollte der Pilot erfolgreich sein, könnte es zum Standardbuchungskanal für polnische Nationalvisa weltweit werden, was globale Mobility-Teams dazu zwingt, ihre internen Abläufe entsprechend anzupassen.