Polnische Visazentren in Belarus sagen vorläufige Termine ab, um gerechte Zugangswarteschlange neu zu organisieren

Weißrussen, die planen, polnische Nationalvisa zu beantragen, wurden am 16. Juni überrascht, als VFS Global, Polens Outsourcing-Partner in Belarus, alle vor der offiziellen Einführung seines überarbeiteten Reservierungssystems am 8. Juni gebuchten Termine annullierte. Während der Beta-Testphase nutzten viele Reisebüros Automatisierungstools, um Hunderte von Terminen zu blockieren, wodurch echte Reisende für Sommertermine in den Zentren Minsk, Brest und Grodno ausgesperrt wurden. Nach den neuen Regeln müssen Antragsteller zunächst eine Online-Identitätsprüfung absolvieren und sich dann in eine einzige, mit Zeitstempel versehene Warteliste eintragen. Sobald Termine freigegeben werden, erfolgen Einladungen strikt nach der Reihenfolge der Warteliste und sind an die Passnummer des Antragstellers gebunden, was eine Übertragung oder den Weiterverkauf verhindert. Alle Registrierungen, die vor dem 8. Juni 2026 gestempelt wurden, wurden nun gelöscht und die Warteliste „ab Antragsteller Nr. 1 neu gestartet“, so VFS. Die Entscheidung betrifft Tausende Saisonarbeiter, Studierende und Familienreisende, die bereits ihre Anreise nach Polen gebucht hatten. Arbeitgeber, die im Juli neue Mitarbeiter erwarten, sollten mit Verzögerungen von zwei bis drei Wochen bei der Einarbeitung rechnen, bis die Mitarbeiter neue Termine erhalten. Personalabteilungen wird empfohlen, sich mit ihren Rekrutierungspartnern in Belarus in Verbindung zu setzen, um Mobilisierungen neu zu planen und höhere Flugkosten in der Hauptreisezeit einzuplanen. Aus Compliance-Sicht stellt die Reform Transparenz in einen Prozess her, der lange Zeit wegen eines Schwarzmarkts für Terminvoucher kritisiert wurde, die 200 bis 400 Euro kosten konnten. Durch die Verknüpfung der Buchungen mit verifizierten Identitäten hoffen die polnischen Konsularbehörden, Zwischenhändler abzuschrecken und die Gesamtbearbeitungszeit zu verkürzen. VFS berichtet, dass die ersten Termine nach dem Neustart ab dem 20. Juni vergeben werden. Antragsteller, die während der Testphase die Servicegebühr bezahlt haben, erhalten innerhalb von zehn Banktagen automatische Rückerstattungen. Unternehmen mit belarussischen Entsandten sollten weitere Ankündigungen aufmerksam verfolgen und ihre Mitarbeiter ermutigen, alle E-Mail-Korrespondenz von VFS aufzubewahren; das Verpassen einer Einladung bedeutet, ans Ende der Warteliste zurückzufallen.