Polen erlässt einheitliche Regelung zu reduzierten Konsulatsgebühren

Die polnische Regierung hat eine konsolidierte Fassung der Verordnung über reduzierte konsularische Gebühren veröffentlicht, die mehr als ein Jahrzehnt an Änderungen in einem einzigen, aktualisierten Text zusammenfasst (Dziennik Ustaw 2026, Nr. 1367; Verkündung am 21. Oktober 2026). Die Verordnung legt die niedrigeren als die Standardgebühren fest, die polnische Konsulate für wichtige Dienstleistungen wie Visumerteilung, Dokumentenlegalisierung und Notreisedokumente erheben.

Der neue Text ändert zwar nicht die zugrunde liegende Tarifstruktur, klärt jedoch die Bedingungen, unter denen Gebührenermäßigungen gelten – insbesondere für Minderjährige, Austauschstudenten, Teilnehmer an EU-geförderten Mobilitätsprogrammen wie Erasmus+ sowie nahe Verwandte polnischer Staatsbürger. Für Manager globaler Mobilität ist diese Klarstellung sehr willkommen. Polnische Auslandsvertretungen haben die Änderungen teilweise unterschiedlich interpretiert, was zu inkonsistenten Gebühren für dieselbe Dienstleistung führte.

Durch die Kodifizierung aller Änderungen seit 2014 in einem Dokument will das Außenministerium sicherstellen, dass polnische Konsulate in New Delhi, Chicago oder Nairobi einheitliche Preisregeln anwenden. Die Verordnung bestätigt ausdrücklich, dass elektronische Zahlungen über das e-Konsulat-System für reduzierte Gebühren qualifizieren, was die Budgetplanung für Unternehmens-Mobilitätsteams erleichtert, die große Antragsvolumina bearbeiten.



Die Veröffentlichung erinnert zudem daran, dass Polen weiterhin eines der kostengünstigeren Visaziele in der EU ist. Ein Standard-Visum des Typs „D“ kostet 80 €, reduzierte Gebühren können nach dem aktualisierten Tarifplan bis zu 25 € betragen. Im Vergleich dazu kennt das Nachbarland Deutschland außerhalb humanitärer Fälle keine gesetzliche Regelung für Gebührenermäßigungen. Die niedrigeren polnischen Konsulatsgebühren könnten daher bei multinationalen Unternehmen die Entscheidung beeinflussen, wenn es um die Wahl eines Schengen-Standorts für rotierende Mitarbeiter oder Nearshore-Technikpersonal geht.

Praktische Auswirkungen: Unternehmen sollten ihre internen Kostenübersichten an den offiziellen Tarif anpassen und sicherstellen, dass externe Einwanderungsdienstleister keine höheren Gebühren mehr verlangen, die vor der Konsolidierung galten. Für Nicht-EU-Mitarbeiter, die sich bereits in Polen aufhalten, ändert der konsolidierte Text nichts an den im Land gezahlten Aufenthaltserlaubnisgebühren; diese unterliegen weiterhin dem Ausländergesetz. HR-Teams könnten dennoch eine verständliche Zusammenfassung für Mitarbeiter bereitstellen, da häufig Verwechslungen zwischen konsularischen und inländischen Gebühren auftreten.

Blick in die Zukunft: Das Außenministerium deutet an, dass eine umfassendere Überarbeitung der konsularischen Tarife – möglicherweise mit Rabatten für Online-Anträge – erfolgen könnte, wenn das EU-ETIAS-System 2027 in Betrieb geht. Für den Moment bleiben die polnischen Visakosten stabil und dank der Veröffentlichung vom 21. Oktober deutlich transparenter.