2026년 2월 25일 발표된 정책 공지에 따르면, 일본은 첸나이, 코치, 하이데라바드, 푸두체리 및 이미 시범 운영 중인 벵갈루루에서 비자 신청자들이 VFS 글로벌에 서류를 제출하기 전에 반드시 온라인으로 사전 예약을 해야 한다고 밝혔다. 예약 없이 방문하는 경우 접수가 거부된다. 이번 변경은 벚꽃과 가을 단풍 시즌 동안 인파 관리를 위해 아시아 전역에서 예약제 처리 방식을 도입하는 일환이다. 인도 내 레저 및 MICE(기업회의·포상관광·컨벤션·전시) 업계에는 인기 있는 3~4월 출발 일정에 대해 예약 가능 여부뿐 아니라 항공편과 호텔 재고도 미리 확보해야 하는 등 준비 기간이 길어지는 영향이 즉시 나타난다. 기업 출장이 승인되면 담당팀은 가능한 한 빨리 예약을 해야 하는데, 규칙이 정착되면 같은 주 내 예약은 어려워질 전망이다. 신청자는 먼저 온라인 양식을 작성하고 수수료를 납부한 뒤 VFS 포털에서 예약 시간을 선택해야 하며, 비자 센터 입장 시 확인서를 제시해야 한다. VFS는 예약 변경이 가능하지만, 예약을 놓치면 ‘노쇼’로 간주되어 24시간 동안 재예약이 불가능하다고 경고했다. 이 조치는 일본의 장기 디지털 전략과도 맞물려 있다. 도쿄는 2028년까지 비자 면제 대상자에게 전자 여행 허가(JESTA)를 도입할 계획이며, 현 예약 시스템이 해당 플랫폼에 데이터를 제공할 것이라고 일본 언론에 밝혔다. 여행 상담사는 비사카파트남이나 트리치 같은 위성 도시 거주자들에게 가장 가까운 예약제 VFS 센터 방문을 위해 하룻밤 숙박이 필요할 수 있음을 안내해야 한다. 델리, 뭄바이, 콜카타에서 신청하는 경우는 현재로서는 영향이 없으나, 관계자들은 여름 성수기 전에 이 모델이 전국으로 확대될 가능성이 있다고 전했다.
