Finnland schafft Papiervollmachten für die Abholung von Reisepässen und Ausweisen ab

Die finnische Polizei hat bestätigt, dass ab dem 1. Januar 2026 finnische Reisepässe und Personalausweise nur noch an den Antragsteller selbst, den gesetzlichen Vormund oder eine während des Antragsprozesses elektronisch autorisierte Vertretung übergeben werden. Die am 5. Dezember veröffentlichte Mitteilung beendet die bisherige Praxis, eine handschriftliche oder gedruckte Vollmacht an den Ausgabestellen vorzulegen.

Laut Polizei ist die Änderung auf neue EU-Sicherheitsstandards für biometrische Reisedokumente zurückzuführen. Papierbasierte Vollmachten gelten als zu leicht fälschbar und können nicht automatisch mit dem Bevölkerungsregister oder der Ausgabedatenbank abgeglichen werden. Im neuen Verfahren erteilen Antragsteller die Erlaubnis für eine Vertretung online oder direkt bei der Polizei, wenn Fingerabdrücke und Foto aufgenommen werden. Diese digitale Vollmacht wird im Ausgabesystem gespeichert und dem Beamten bei der Übergabe des Dokuments angezeigt.



Für Manager globaler Mobilität und Geschäftsreisen hat dies weitreichende Folgen. Expatriates, die bisher Kollegen oder Umzugsagenten mit der Abholung der Pässe bei Ankunft in Finnland beauftragten, müssen nun entweder die persönliche Abholung planen oder die elektronische Vollmacht vor der Reise einholen. Arbeitgeber sollten insbesondere in der Hochsaison von Dezember bis Januar, wenn viele Mitarbeiter ihre Einsätze verlängern oder neue Ausweise beantragen, mehr Vorlaufzeit einplanen, um den finnischen Personalausweis (henkilötunnus) aufrechtzuerhalten.

Die Polizei wird ihre E-Service-Plattform am 5. Dezember für eine vierstündige Wartung offline nehmen, um die neuen Autorisierungsfelder zu integrieren. Dokumente, die bis zum 5. Dezember ausgestellt werden, können noch bis zum 31. Dezember 2025 mit einer Papiervollmacht abgeholt werden, was eine kurze Übergangsphase ermöglicht. Alle anderen Gebühren und Bearbeitungszeiten bleiben unverändert.

Finnland reiht sich damit in Länder wie Estland und die Niederlande ein, die bereits auf papierbasierte Abholvollmachten verzichten. Die Polizei betont, dass die Umstellung die Sicherheit finnischer Reisedokumente stärkt – im Vorfeld der EU-weiten Einführung des Ein- und Ausreisesystems (EES) im Oktober 2025.