Tổng Thư ký Hội đồng đã nhắc nhở các cơ quan truyền thông vào ngày 27 tháng 2 năm 2026 rằng hạn chót để đăng ký thẻ tác nghiệp trực tiếp cho cuộc họp Hội đồng Châu Âu diễn ra từ ngày 19–20 tháng 3 năm 2026 là 14:00 giờ CET. Trong khi những người có thẻ thường niên được miễn, hàng trăm phóng viên tự do, đội quay phim và nhân viên truyền thông doanh nghiệp—nhiều người trong số họ là công dân nước thứ ba đang làm việc tại Brussels—phải hoàn thành quy trình cấp thẻ trực tuyến EVA và vượt qua kiểm tra an ninh. Các quản lý di chuyển toàn cầu tại các hãng tin và tập đoàn đa quốc gia thường phụ trách các hồ sơ này vì cần tải lên thư xác nhận công việc, thẻ cư trú Bỉ hoặc thẻ báo chí EU. Nếu trễ hạn, nhà báo sẽ phải dựa vào nguồn tin chung và không được phép vào khu vực báo chí tại các tòa nhà Justus Lipsius hoặc Europa, làm hạn chế khả năng đưa tin trực tiếp và tương tác với các bên liên quan. Điểm mới năm nay là Hội đồng đã tích hợp chữ ký số tuân thủ eIDAS của Bỉ vào nền tảng, giúp những người đã có thẻ thường niên của Hội đồng Châu Âu không cần phải đến nhận thẻ trực tiếp. Tuy nhiên, những người đăng ký lần đầu vẫn phải đến nhận thẻ tại tòa nhà LEX trong khoảng thời gian từ 14 đến 18 tháng 3, điều này có thể gây ùn tắc; các công ty được khuyến cáo nên sắp xếp thời gian đến linh hoạt. Chương trình hội nghị tháng 3—về di cư, năng lực cạnh tranh và Ukraine—dự kiến thu hút số lượng kỷ lục các phóng viên không thuộc EU. Phối hợp với Bộ Ngoại giao Bỉ, Hội đồng đã thiết lập làn visa Schengen ưu tiên tại sân bay Brussels dành cho các nhà báo được cấp thẻ đến từ các quốc gia cần visa, tương tự như quy trình đã áp dụng trong Hội nghị Lãnh đạo Không chính thức hồi đầu tháng 2. Các nhóm di chuyển nên hướng dẫn nhân viên mang theo bản in xác nhận cấp thẻ để được ưu tiên qua cửa nhanh. Việc không hoàn thành thủ tục trước hạn chót hôm nay không chỉ ảnh hưởng đến việc đưa tin trực tiếp mà còn có thể làm mất hiệu lực thư hỗ trợ xin visa Schengen do Hội đồng cấp, dẫn đến khả năng bị từ chối lên máy bay. Do đó, các tổ chức đang xem ngày 27 tháng 2 là mốc chót không thể thay đổi trong kế hoạch đi lại của mình.
