Een uitgebreid artikel van 9 februari licht de laatste fase van de digitalisering van immigratie in Polen toe: vanaf deze maand moeten alle aanvragen voor tijdelijke, permanente en langdurige EU-verblijfsvergunningen via het Moduł Obsługi Spraw (MOS) portaal worden ingediend. Papieren aanvragen die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingeleverd, worden automatisch als “niet ingediend” beschouwd, waardoor aanvragers zonder wettelijke bescherming komen te zitten.
Deze wijziging, vaak aangeduid als de “Nieuwe Digitale Regels 2026”, gaat gepaard met een verviervoudiging van de overheidskosten. Een standaard tijdelijke verblijfsvergunning kost nu PLN 400, een vergunning voor gedetacheerde werknemers PLN 800 en een nationaal visum €200. Het ministerie van Binnenlandse Zaken geeft aan dat de hogere kosten worden gebruikt om extra casemanagers en AI-gestuurde fraudedetectie te financieren, maar werkgevers moeten hun onboardingkosten direct herzien.
![Digitale aanvragen voor verblijfsvergunningen nu mogelijk – wat expats in Polen moeten weten]()
Technisch gezien vereist het MOS-platform dat aanvragers inloggen via de nationale e-ID gateway (login.gov.pl) en formulieren ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening, wat leidt tot een race onder buitenlandse werknemers om de benodigde certificaten te verkrijgen. De site registreert de tijdstempels van aanvragen in real time, ter vervanging van de felbegeerde stempel bij binnenkomst die voorheen het rechtmatig verblijf beschermde zolang de aanvraag in behandeling was.
Voor global mobility managers is het grootste operationele risico systeemuitval. Gebruikers melden time-outs en fouten bij het uploaden van meervoudige paspoortscans. Adviseurs raden aan om van elke stap screenshots te maken en ruim voor 23:59 uur, wanneer de huidige vergunningen verlopen, in te dienen. Het niet tijdig uploaden kan ertoe leiden dat een werknemer van de ene op de andere dag illegaal wordt, met boetes voor de werkgever en gedwongen vertrek tot gevolg.
Op middellange termijn is het de bedoeling dat permanente verblijfsvergunningen, EU Blue Cards en naturalisatieaanvragen later in 2026 worden overgezet naar MOS2. Bedrijven die interne “power users” aanstellen, e-handtekeningtokens in bulk aanschaffen en documenttemplates standaardiseren, zullen naar verwachting de verwerkingstijd weer kunnen versnellen zodra de leercurve is afgevlakt.
Deze wijziging, vaak aangeduid als de “Nieuwe Digitale Regels 2026”, gaat gepaard met een verviervoudiging van de overheidskosten. Een standaard tijdelijke verblijfsvergunning kost nu PLN 400, een vergunning voor gedetacheerde werknemers PLN 800 en een nationaal visum €200. Het ministerie van Binnenlandse Zaken geeft aan dat de hogere kosten worden gebruikt om extra casemanagers en AI-gestuurde fraudedetectie te financieren, maar werkgevers moeten hun onboardingkosten direct herzien.
Technisch gezien vereist het MOS-platform dat aanvragers inloggen via de nationale e-ID gateway (login.gov.pl) en formulieren ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening, wat leidt tot een race onder buitenlandse werknemers om de benodigde certificaten te verkrijgen. De site registreert de tijdstempels van aanvragen in real time, ter vervanging van de felbegeerde stempel bij binnenkomst die voorheen het rechtmatig verblijf beschermde zolang de aanvraag in behandeling was.
Voor global mobility managers is het grootste operationele risico systeemuitval. Gebruikers melden time-outs en fouten bij het uploaden van meervoudige paspoortscans. Adviseurs raden aan om van elke stap screenshots te maken en ruim voor 23:59 uur, wanneer de huidige vergunningen verlopen, in te dienen. Het niet tijdig uploaden kan ertoe leiden dat een werknemer van de ene op de andere dag illegaal wordt, met boetes voor de werkgever en gedwongen vertrek tot gevolg.
Op middellange termijn is het de bedoeling dat permanente verblijfsvergunningen, EU Blue Cards en naturalisatieaanvragen later in 2026 worden overgezet naar MOS2. Bedrijven die interne “power users” aanstellen, e-handtekeningtokens in bulk aanschaffen en documenttemplates standaardiseren, zullen naar verwachting de verwerkingstijd weer kunnen versnellen zodra de leercurve is afgevlakt.
Bron: The Education Collage
