De Vereniging van Leiders in Zakelijke Diensten (ABSL) heeft de eerste uitgebreide zakelijke gids gepubliceerd over de ingrijpende hervorming van de regels voor buitenlandse werknemers in Polen. Deze wet is sinds 1 januari van kracht, maar de gevolgen worden nu pas echt merkbaar. Volgens de nieuwe wet moeten alle contacten met de immigratieautoriteiten—zoals aanvragen, correspondentie en zelfs het ontvangen van beslissingen—via het overheidsportaal praca.gov.pl verlopen en ondertekend zijn met een betrouwbare elektronische handtekening. Papieren dossiers worden juridisch gezien als ‘niet ingediend’.
Voor HR-teams is de belangrijkste verandering de timing. Een gescande kopie van het ondertekende arbeidscontract moet bij de autoriteiten zijn voordat een buitenlandse werknemer aan de slag gaat; het niet tijdig uploaden maakt de werkvergunning of verklaring ongeldig. Contracten in andere talen moeten nu een beëdigde Poolse vertaling bevatten. Werkgevers zijn bovendien verplicht alle immigratiedocumenten gedurende de hele arbeidsperiode plus nog twee jaar te bewaren—wat de bewaarplicht effectief verdubbelt.
![Polen’s immigratiehervorming in 2026: wat werkgevers moeten weten nu procedures volledig digitaal worden]()
De meldingsplicht is aangescherpt. Bedrijven moeten het niet beginnen, onderbreken of voortijdig beëindigen van werk binnen strikte termijnen melden (twee maanden voor vergunningen, zeven tot veertien dagen voor verklaringen). Provinciegouverneurs krijgen expliciete bevoegdheid om vergunningen te weigeren als werkgevers achterstallige belastingen of sociale premies hebben, of als een kandidaat eerder een Poolse vergunning had maar de baan nooit is begonnen. De arbeidsmarkttest is formeel afgeschaft, maar de autoriteiten kunnen op elk moment quota of negatieve beroepenlijsten invoeren—een instrument dat mogelijk later dit jaar wordt ingezet als de werkloosheid stijgt.
De kosten zijn verviervoudigd: 400 PLN voor standaardvergunningen, 800 PLN voor gedetacheerde werknemers en 200 euro voor nationale visa. Boetes voor illegale tewerkstelling stijgen tot 50.000 PLN per buitenlandse werknemer, en arbeidsinspecteurs mogen nu onaangekondigd langskomen—vaak samen met de grenswacht. De hervorming beperkt ook het visumvrij werken: buitenlanders die Polen binnenkomen met een Schengenvisum van een ander land, of met Poolse visa voor toerisme, studie of medische redenen, mogen niet meer werken tenzij ze specifiek zijn vrijgesteld.
Strategische ondernemingen—voornamelijk bedrijven met investeringsvoordelen—zijn de grote winnaars. Zij krijgen voorrang bij vergunningen, visa en verblijfskaarten, wat hen een voorsprong geeft op de krappe Poolse arbeidsmarkt. ABSL en hun expertpartner EY waarschuwen dat multinationals hun volledige immigratieproces moeten doorlichten, gekwalificeerde e-handtekeningen voor bevoegde ondertekenaars moeten regelen en personeel moeten trainen in het foutmeldingssysteem van het portaal om dure afwijzingen te voorkomen. Bedrijven die zich snel aanpassen kunnen hun aanwervingsdoelen voor het tweede kwartaal nog halen; achterblijvers riskeren projectvertragingen en boetes.
Voor HR-teams is de belangrijkste verandering de timing. Een gescande kopie van het ondertekende arbeidscontract moet bij de autoriteiten zijn voordat een buitenlandse werknemer aan de slag gaat; het niet tijdig uploaden maakt de werkvergunning of verklaring ongeldig. Contracten in andere talen moeten nu een beëdigde Poolse vertaling bevatten. Werkgevers zijn bovendien verplicht alle immigratiedocumenten gedurende de hele arbeidsperiode plus nog twee jaar te bewaren—wat de bewaarplicht effectief verdubbelt.
De meldingsplicht is aangescherpt. Bedrijven moeten het niet beginnen, onderbreken of voortijdig beëindigen van werk binnen strikte termijnen melden (twee maanden voor vergunningen, zeven tot veertien dagen voor verklaringen). Provinciegouverneurs krijgen expliciete bevoegdheid om vergunningen te weigeren als werkgevers achterstallige belastingen of sociale premies hebben, of als een kandidaat eerder een Poolse vergunning had maar de baan nooit is begonnen. De arbeidsmarkttest is formeel afgeschaft, maar de autoriteiten kunnen op elk moment quota of negatieve beroepenlijsten invoeren—een instrument dat mogelijk later dit jaar wordt ingezet als de werkloosheid stijgt.
De kosten zijn verviervoudigd: 400 PLN voor standaardvergunningen, 800 PLN voor gedetacheerde werknemers en 200 euro voor nationale visa. Boetes voor illegale tewerkstelling stijgen tot 50.000 PLN per buitenlandse werknemer, en arbeidsinspecteurs mogen nu onaangekondigd langskomen—vaak samen met de grenswacht. De hervorming beperkt ook het visumvrij werken: buitenlanders die Polen binnenkomen met een Schengenvisum van een ander land, of met Poolse visa voor toerisme, studie of medische redenen, mogen niet meer werken tenzij ze specifiek zijn vrijgesteld.
Strategische ondernemingen—voornamelijk bedrijven met investeringsvoordelen—zijn de grote winnaars. Zij krijgen voorrang bij vergunningen, visa en verblijfskaarten, wat hen een voorsprong geeft op de krappe Poolse arbeidsmarkt. ABSL en hun expertpartner EY waarschuwen dat multinationals hun volledige immigratieproces moeten doorlichten, gekwalificeerde e-handtekeningen voor bevoegde ondertekenaars moeten regelen en personeel moeten trainen in het foutmeldingssysteem van het portaal om dure afwijzingen te voorkomen. Bedrijven die zich snel aanpassen kunnen hun aanwervingsdoelen voor het tweede kwartaal nog halen; achterblijvers riskeren projectvertragingen en boetes.
Bron: ABSL
Hoe VisaHQ kan helpen
VisaHQ vereenvoudigt de visumaanvraag voor particulieren en bedrijven. Bekijk de actuele reisvereisten, bereid de benodigde documenten voor en beheer uw aanvraag online via het VisaHQ-portaal voor Polen.Meer van Polen
Bekijk alles
EU opgeroepen om biometrische in- en uitreiscontroles te versoepelen voor de zomerpiek, terwijl Polen zich voorbereidt op omschakeling in april
Vierde nacht van Wit-Russische ballonnen leidt tot nieuwe vliegbeperkingen in Oost-Polen
