De Poolse zakelijke immigratiegemeenschap heeft eindelijk een eerste blik gekregen op hoe het leven eruit zal zien na 4 maart 2026, de datum waarop het huidige ‘UKR’-speciale beschermingsregime voor mensen die zijn gevlucht voor de Russische invasie van Oekraïne zal aflopen.
Tijdens een 60 minuten durend webinar, aangekondigd op 28 januari 2026 door het internationale immigratierechtkantoor Fragomen, presenteerden senior adviseurs van het kantoor in Warschau de conceptwetgeving die het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Administratie (MSWiA) momenteel afrondt. Volgens het wetsvoorstel krijgen Oekraïense burgers drie hoofdwegen om in Polen te blijven en te werken:
1. Een versnelde tijdelijke verblijfsvergunning die de huidige UKR-status omzet in een nieuwe “CUKR”-verblijfskaart, geldig tot drie jaar;
2. Een standaard tijdelijke verblijfsvergunning gekoppeld aan een Pools arbeidscontract of een functie als bestuurslid;
3. Een langetermijn EU-verblijfsvergunning voor degenen die al minstens vijf jaar in Polen wonen.
Waarschijnlijk de belangrijkste verandering voor werkgevers is het einde van het “alleen melding” aanstellingsmodel, waarmee bedrijven UKR-begunstigden eenvoudig op de loonlijst konden zetten door een elektronische melding bij het Arbeidsbureau in te dienen. Vanaf 5 maart 2026 heeft elke Oekraïense burger – ongeacht of hij onder tijdelijke bescherming is aangekomen of met een regulier visum – een formele werkvergunning nodig, die ofwel in een tijdelijke verblijfskaart is geïntegreerd of als een aparte werkvergunning wordt afgegeven. HR-teams krijgen daardoor een krappe nalevingstermijn: alle meldingen die vóór de inwerkingtreding van de nieuwe wet zijn ingediend, blijven alleen geldig tot de eerder genoemde einddatum of 31 december 2026.
![Polen bereidt werkgevers voor op nieuwe regels voor het aannemen van Oekraïners na maart 2026]()
Het concept verduidelijkt ook de sociale zekerheidsverplichtingen. Terwijl UKR-begunstigden momenteel profiteren van een vereenvoudigde registratie, zal het nieuwe kader hun bijdragen en uitkeringen gelijkstellen aan die van andere niet-EU-burgers. Fragomen-advocaten raden salarisadministraties aan rekening te houden met hogere ZUS-kosten en personeelslijsten te controleren op iedereen van wie het UKR-gebaseerde PESEL-nummer kan verlopen.
Tot slot benadrukte het webinar een reeks praktische stappen die multinationals moeten nemen voordat de overgangsperiode afloopt: (a) identificeer Oekraïense medewerkers van wie het paspoort vóór 2028 verloopt, omdat een geldig reisdocument nodig is om de nieuwe CUKR-kaart op te halen; (b) zet meldingen van gedetacheerde werknemers (UD-8) om in volledige werkvergunningaanvragen; en (c) vraag global-mobility teams om ruim van tevoren afspraken te maken voor biometrische registratie bij de provinciale kantoren – de eerste beschikbare plekken in Warschau voor maart zijn al volgeboekt.
Polen herbergt de grootste Oekraïense diaspora in de EU – ongeveer 1,3 miljoen mensen volgens de meest recente cijfers van de grenswacht – waardoor de post-UKR overgang naar verwachting een van de grootste bedrijfsimmigratieprojecten van 2026 wordt. Bedrijven die vroegtijdig actie ondernemen, kunnen hun sleutelmedewerkers behouden en kostbare projectvertragingen door werkvergunningsproblemen voorkomen.
Tijdens een 60 minuten durend webinar, aangekondigd op 28 januari 2026 door het internationale immigratierechtkantoor Fragomen, presenteerden senior adviseurs van het kantoor in Warschau de conceptwetgeving die het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Administratie (MSWiA) momenteel afrondt. Volgens het wetsvoorstel krijgen Oekraïense burgers drie hoofdwegen om in Polen te blijven en te werken:
1. Een versnelde tijdelijke verblijfsvergunning die de huidige UKR-status omzet in een nieuwe “CUKR”-verblijfskaart, geldig tot drie jaar;
2. Een standaard tijdelijke verblijfsvergunning gekoppeld aan een Pools arbeidscontract of een functie als bestuurslid;
3. Een langetermijn EU-verblijfsvergunning voor degenen die al minstens vijf jaar in Polen wonen.
Waarschijnlijk de belangrijkste verandering voor werkgevers is het einde van het “alleen melding” aanstellingsmodel, waarmee bedrijven UKR-begunstigden eenvoudig op de loonlijst konden zetten door een elektronische melding bij het Arbeidsbureau in te dienen. Vanaf 5 maart 2026 heeft elke Oekraïense burger – ongeacht of hij onder tijdelijke bescherming is aangekomen of met een regulier visum – een formele werkvergunning nodig, die ofwel in een tijdelijke verblijfskaart is geïntegreerd of als een aparte werkvergunning wordt afgegeven. HR-teams krijgen daardoor een krappe nalevingstermijn: alle meldingen die vóór de inwerkingtreding van de nieuwe wet zijn ingediend, blijven alleen geldig tot de eerder genoemde einddatum of 31 december 2026.
Het concept verduidelijkt ook de sociale zekerheidsverplichtingen. Terwijl UKR-begunstigden momenteel profiteren van een vereenvoudigde registratie, zal het nieuwe kader hun bijdragen en uitkeringen gelijkstellen aan die van andere niet-EU-burgers. Fragomen-advocaten raden salarisadministraties aan rekening te houden met hogere ZUS-kosten en personeelslijsten te controleren op iedereen van wie het UKR-gebaseerde PESEL-nummer kan verlopen.
Tot slot benadrukte het webinar een reeks praktische stappen die multinationals moeten nemen voordat de overgangsperiode afloopt: (a) identificeer Oekraïense medewerkers van wie het paspoort vóór 2028 verloopt, omdat een geldig reisdocument nodig is om de nieuwe CUKR-kaart op te halen; (b) zet meldingen van gedetacheerde werknemers (UD-8) om in volledige werkvergunningaanvragen; en (c) vraag global-mobility teams om ruim van tevoren afspraken te maken voor biometrische registratie bij de provinciale kantoren – de eerste beschikbare plekken in Warschau voor maart zijn al volgeboekt.
Polen herbergt de grootste Oekraïense diaspora in de EU – ongeveer 1,3 miljoen mensen volgens de meest recente cijfers van de grenswacht – waardoor de post-UKR overgang naar verwachting een van de grootste bedrijfsimmigratieprojecten van 2026 wordt. Bedrijven die vroegtijdig actie ondernemen, kunnen hun sleutelmedewerkers behouden en kostbare projectvertragingen door werkvergunningsproblemen voorkomen.
Bron: Fragomen
