Regering plant lancering van nieuw MOS e-residentieportaal in Polen op 27 april

Het Bureau voor Buitenlanders heeft bevestigd dat de langverwachte Zaakbehandelingsmodule – beter bekend onder de Poolse afkorting MOS – vanaf 27 april 2026 landelijk in gebruik zal zijn. Vanaf die datum moeten alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen, permanente verblijfsvergunningen en EU-langdurige verblijfsvergunningen elektronisch worden ingediend via het MOS-portaal; papieren aanvragen worden niet meer geaccepteerd. Dit online systeem is de grootste hervorming van het Poolse immigratieproces in tien jaar.

Aanvragers vullen slimme formulieren in die automatisch gegevens uit het nationale PESEL-register ophalen, kunnen ondersteunende documenten uploaden en betalen de leges elektronisch. De provinciale kantoren krijgen een centraal dashboard om aanvullende informatie op te vragen en elektronische oproepen te versturen, wat het huidige doolhof van persoonlijke afspraken en postverkeer vervangt. Voor werkgevers betekent dit meer inzicht in de status van aanvragen en gestandaardiseerde verwerkingstijden in alle 16 Poolse provincies. Multinationals die veel werkvergunningen sponsoren, testen al de API waarmee ze aanvraaggegevens in bulk kunnen uploaden vanuit HR-systemen.



De overgangsperiode is echter krap: het Bureau voor Buitenlanders dringt er bij iedereen wiens legale verblijf verloopt op of vóór 11 mei 2026 (twee weken na de lancering) op aan om papieren aanvragen uiterlijk 26 april in te dienen, om te voorkomen dat zij tijdens de overgangsperiode illegaal verblijven. Global mobility managers wordt aangeraden hun huidige aanvraagprocessen nu te controleren. Onvolledige dossiers kunnen bij foutieve upload worden afgewezen, en werkgevers zijn verantwoordelijk voor buitenlanders die door gemiste deadlines te lang blijven.

Er worden trainingssessies georganiseerd (in het Pools, Engels en Oekraïens) door verschillende kamers van koophandel van 16 tot 22 april; de plaatsen raken snel vol. De invoering van MOS sluit aan bij de Digital Europe-agenda van de EU en zal naar verwachting de gemiddelde verwerkingstijd met 30% verkorten. Het succes wordt nauwlettend gevolgd door buurlanden die worstelen met papierintensieve immigratiesystemen.