Polen hat die radikalste Reform seines Einwanderungssystems seit dem EU-Beitritt eingeleitet. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – sei es für neue ausländische Mitarbeiter, Verlängerungen der EU-Blauen Karte oder mitreisende Familienangehörige – ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papierunterlagen, die bei einer der sechzehn Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Personalabteilungen und Relocation-Dienstleister vor große Herausforderungen stellt, ihre Abläufe über Nacht umzustellen.
Behörden versprechen, dass die durchgängige digitale Abwicklung die Bearbeitungszeiten um 30 % verkürzen wird. Doch in der ersten Woche kam es zu Sitzungsabbrüchen, Fehlern beim Hochladen elektronischer Unterschriften und hektischen Bildschirmfotos als Nachweis für fristgerechte Einreichungen. Unternehmen berichten, dass die Bearbeitung eines Falls in der ausschließlich polnischsprachigen Oberfläche zwei bis drei Stunden länger dauert, sofern die Mitarbeiter nicht als MOS-„Power-User“ geschult sind. Das Innenministerium kündigt eine mehrsprachige Benutzeroberfläche bis Juli an, hat dafür aber noch keine Finanzierung zugesagt.
![Polens MOS-Portal startet – Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse vervierfachen sich]()
Die Reform bringt auch einen kräftigen Preisschock mit sich: Die Gebühren für Standard-Aufenthaltserlaubnisse steigen von 100 auf 400 PLN, für Entsendebescheinigungen auf 800 PLN und für nationale (D-Typ) Visa auf 200 Euro. Bereits abgeschlossene Haushaltspläne sind damit hinfällig, was Mobilitätsmanager zwingt, Kostenprognosen neu zu erstellen und Entsendeschreiben anzupassen. Frühzeitige Nutzer loben die Echtzeit-Verfolgung der Anträge, warnen aber, dass ein unterbrochener Upload die Akte löscht – was dazu führen kann, dass der Ausländer plötzlich ohne legalen Status dasteht.
Strategisch umfasst der MOS-Start zunächst nur vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse; Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Saisonarbeit und EU-Blaue Karte sollen im Laufe des Jahres 2026 folgen. Unternehmen, die jetzt in qualifizierte elektronische Signaturen und zentrales Know-how investieren, werden die zweite Phase problemlos meistern, während Nachzügler Compliance-Lücken riskieren, die Bußgelder oder Abschiebungen nach sich ziehen können. Berater empfehlen, jeden Bestätigungsbildschirm zu archivieren und reisenden Mitarbeitern gedruckte MOS-Bestätigungen mitzugeben, bis die Grenzscanner vollständig integriert sind.
Behörden versprechen, dass die durchgängige digitale Abwicklung die Bearbeitungszeiten um 30 % verkürzen wird. Doch in der ersten Woche kam es zu Sitzungsabbrüchen, Fehlern beim Hochladen elektronischer Unterschriften und hektischen Bildschirmfotos als Nachweis für fristgerechte Einreichungen. Unternehmen berichten, dass die Bearbeitung eines Falls in der ausschließlich polnischsprachigen Oberfläche zwei bis drei Stunden länger dauert, sofern die Mitarbeiter nicht als MOS-„Power-User“ geschult sind. Das Innenministerium kündigt eine mehrsprachige Benutzeroberfläche bis Juli an, hat dafür aber noch keine Finanzierung zugesagt.
Die Reform bringt auch einen kräftigen Preisschock mit sich: Die Gebühren für Standard-Aufenthaltserlaubnisse steigen von 100 auf 400 PLN, für Entsendebescheinigungen auf 800 PLN und für nationale (D-Typ) Visa auf 200 Euro. Bereits abgeschlossene Haushaltspläne sind damit hinfällig, was Mobilitätsmanager zwingt, Kostenprognosen neu zu erstellen und Entsendeschreiben anzupassen. Frühzeitige Nutzer loben die Echtzeit-Verfolgung der Anträge, warnen aber, dass ein unterbrochener Upload die Akte löscht – was dazu führen kann, dass der Ausländer plötzlich ohne legalen Status dasteht.
Strategisch umfasst der MOS-Start zunächst nur vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse; Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Saisonarbeit und EU-Blaue Karte sollen im Laufe des Jahres 2026 folgen. Unternehmen, die jetzt in qualifizierte elektronische Signaturen und zentrales Know-how investieren, werden die zweite Phase problemlos meistern, während Nachzügler Compliance-Lücken riskieren, die Bußgelder oder Abschiebungen nach sich ziehen können. Berater empfehlen, jeden Bestätigungsbildschirm zu archivieren und reisenden Mitarbeitern gedruckte MOS-Bestätigungen mitzugeben, bis die Grenzscanner vollständig integriert sind.
Quelle: VisaHQ Global Mobility News
