Polens lange geplante digitale Einwanderungsreform wird von der Theorie zur gelebten Realität. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – einschließlich Verlängerungen für Inhaber der EU-Blauen Karte und deren Familienangehörige – ausschließlich über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber und ausländische Mitarbeiter dazu zwang, ihre Prozesse über Nacht umzustellen.
Das Innenministerium argumentiert, dass die Umstellung die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen wird, sobald anfängliche technische Probleme behoben sind. Zur Finanzierung zusätzlicher Sachbearbeiter, Cloud-Hosting und Cybersicherheit wurden die staatlichen Gebühren am selben Tag erhöht: Die Standardgebühr für Aufenthaltserlaubnisse stieg von 100 PLN auf 400 PLN, für Arbeitserlaubnisse von entsandten Arbeitnehmern auf 800 PLN. Auch die Konsulatsgebühren wurden angehoben, wodurch das nationale Visum (Typ D) nun 200 € und das Schengen-Visum (Typ C) 90 € kostet. Mobilitätsbudgets, die erst wenige Wochen zuvor erstellt wurden, sind damit deutlich überschritten.
![Polen macht das MOS-E-Portal zum einzigen Einreichungskanal, während die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse vervierfacht werden]()
Frühe Nutzer begrüßen die Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus in Echtzeit zu verfolgen, berichten jedoch von „Anlaufschwierigkeiten“: Qualifizierte elektronische Signaturzertifikate lassen sich nicht hochladen, Sitzungen laufen ohne Vorwarnung ab, und die nur auf Polnisch verfügbare Benutzeroberfläche zwingt kleinere Arbeitgeber, Übersetzer zu engagieren. Einwanderungsberater raten HR-Teams nun, jeden Schritt der Antragstellung zu dokumentieren und pro Fall zwei bis drei zusätzliche Stunden einzuplanen, bis das Portal stabil läuft.
Strategisch gesehen ist die erste Phase von MOS erst der Anfang. Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Saisonarbeit und die EU-Blaue Karte sollen Mitte 2026 ebenfalls über MOS abgewickelt werden. Unternehmen, die jetzt in die Beschaffung elektronischer Signaturen, Mitarbeiterschulungen und zentralisiertes Expertenwissen investieren, sind am besten auf die Einhaltung der neuen Vorschriften vorbereitet. Wer dies versäumt, riskiert, dass Mitarbeiter ihren Aufenthaltsstatus verlieren und somit auch die Arbeitserlaubnis, da Papierunterlagen nicht mehr bearbeitet werden.
Praktische Tipps für Mobility Manager: Rollen und Berechtigungen im MOS-System genau erfassen, interne Kostenvoranschläge aktualisieren, Vertragsangebote an die höheren Gebühren anpassen und großzügige Zeitpuffer für Onboarding-Prozesse einplanen. Vor allem sollten reisende Mitarbeiter daran erinnert werden, dass ein abgelehnter MOS-Antrag rechtlich so behandelt wird, als sei er nie eingereicht worden – was bedeutet, dass der Ausländer keine rechtliche Grundlage mehr hat, sich in Polen aufzuhalten oder zu arbeiten.
Das Innenministerium argumentiert, dass die Umstellung die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten um 30 Prozent verkürzen wird, sobald anfängliche technische Probleme behoben sind. Zur Finanzierung zusätzlicher Sachbearbeiter, Cloud-Hosting und Cybersicherheit wurden die staatlichen Gebühren am selben Tag erhöht: Die Standardgebühr für Aufenthaltserlaubnisse stieg von 100 PLN auf 400 PLN, für Arbeitserlaubnisse von entsandten Arbeitnehmern auf 800 PLN. Auch die Konsulatsgebühren wurden angehoben, wodurch das nationale Visum (Typ D) nun 200 € und das Schengen-Visum (Typ C) 90 € kostet. Mobilitätsbudgets, die erst wenige Wochen zuvor erstellt wurden, sind damit deutlich überschritten.
Frühe Nutzer begrüßen die Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus in Echtzeit zu verfolgen, berichten jedoch von „Anlaufschwierigkeiten“: Qualifizierte elektronische Signaturzertifikate lassen sich nicht hochladen, Sitzungen laufen ohne Vorwarnung ab, und die nur auf Polnisch verfügbare Benutzeroberfläche zwingt kleinere Arbeitgeber, Übersetzer zu engagieren. Einwanderungsberater raten HR-Teams nun, jeden Schritt der Antragstellung zu dokumentieren und pro Fall zwei bis drei zusätzliche Stunden einzuplanen, bis das Portal stabil läuft.
Strategisch gesehen ist die erste Phase von MOS erst der Anfang. Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Saisonarbeit und die EU-Blaue Karte sollen Mitte 2026 ebenfalls über MOS abgewickelt werden. Unternehmen, die jetzt in die Beschaffung elektronischer Signaturen, Mitarbeiterschulungen und zentralisiertes Expertenwissen investieren, sind am besten auf die Einhaltung der neuen Vorschriften vorbereitet. Wer dies versäumt, riskiert, dass Mitarbeiter ihren Aufenthaltsstatus verlieren und somit auch die Arbeitserlaubnis, da Papierunterlagen nicht mehr bearbeitet werden.
Praktische Tipps für Mobility Manager: Rollen und Berechtigungen im MOS-System genau erfassen, interne Kostenvoranschläge aktualisieren, Vertragsangebote an die höheren Gebühren anpassen und großzügige Zeitpuffer für Onboarding-Prozesse einplanen. Vor allem sollten reisende Mitarbeiter daran erinnert werden, dass ein abgelehnter MOS-Antrag rechtlich so behandelt wird, als sei er nie eingereicht worden – was bedeutet, dass der Ausländer keine rechtliche Grundlage mehr hat, sich in Polen aufzuhalten oder zu arbeiten.
Quelle: VisaHQ – Global Mobility News
