Polens MOS e-Portal jetzt Pflicht für alle Anträge auf Aufenthaltserlaubnis – Antragsgebühren vervierfacht

Polen hat sein Einwanderungssystem digitalisiert. Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – einschließlich Verlängerungen für Langzeitentsandte, Inhaber der Blauen Karte und deren Familienangehörige – ausschließlich über das staatliche E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papierunterlagen, die in einem der 16 Woiwodschaftsämter abgegeben werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber und ausländische Arbeitnehmer zwingt, über Nacht vollständig auf einen digitalen Workflow umzusteigen.

Das Innenministerium verspricht, dass die Bearbeitungszeiten nach der Behebung von Anfangsproblemen um 30 Prozent sinken werden. Um zusätzliche Sachbearbeiter, Cloud-Hosting und Cybersicherheit zu finanzieren, wurden die Antragsgebühren deutlich erhöht: Die Standardgebühr für Aufenthaltserlaubnisse steigt von 100 PLN auf 400 PLN, für Entsendebescheinigungen sogar auf 800 PLN. Auch die Konsulatsgebühren wurden zum 1. Januar angehoben: Nationale Visa (Typ D) kosten nun 200 €, Schengen-Visa (Typ C) 90 €.



Frühe Nutzer loben die Möglichkeit der Echtzeit-Verfolgung der Anträge, berichten aber auch von Kinderkrankheiten: Qualifizierte elektronische Signaturzertifikate lassen sich nicht immer laden, Sitzungen laufen ohne Vorwarnung ab und die rein polnischsprachige Benutzeroberfläche stellt kleinere Arbeitgeber vor Herausforderungen. Einwanderungsberater empfehlen daher, jeden Schritt der Antragstellung per Screenshot zu dokumentieren und pro Fall zwei bis drei zusätzliche Stunden einzuplanen, bis die Plattform stabil läuft.

Strategisch ist die Einführung von MOS nur die erste Phase. Ab Mitte 2026 sollen auch Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Saisonarbeit und die EU-Blaue Karte über das Portal abgewickelt werden. Unternehmen, die die Beschaffung elektronischer Signaturen standardisieren, pro ausländischem Mitarbeiter zusätzlich 2.000 bis 2.500 PLN einplanen und interne „Power-User“ ausbilden, werden den Übergang voraussichtlich am besten meistern. Wer das nicht tut, riskiert, dass Mitarbeiter ihren Aufenthaltsstatus verlieren und damit auch die Arbeitserlaubnis, da Papierunterlagen nicht mehr bearbeitet werden.

Für Mobility-Manager in Unternehmen lautet die dringende To-do-Liste: MOS-Rollen und Berechtigungen definieren, HR-Mitarbeiter schulen, Kostenprognosen anpassen und Entsendeschreiben an die gestiegenen Gebühren anpassen. Wer sich nicht rechtzeitig umstellt, riskiert, dass neue Mitarbeiter an der Grenze abgewiesen werden oder das Unternehmen mit hohen Verwaltungsstrafen rechnen muss.