Polen stellt auf reines Online-MOS-Portal um, während die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse vervierfacht werden

Polen hat den letzten großen Schritt seiner Einwanderungsreform für 2025 vollzogen. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Anträge auf vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse – sei es für neu ankommende Entsandte, Verlängerungen der EU-Blauen Karte oder mitreisende Familienangehörige – über das Online-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden abgegeben werden, gelten nun rechtlich als „nicht eingereicht“, was Personal- und Mobilitätsteams zwingt, ihre Prozesse über Nacht umzustellen. Das Innenministerium verspricht durch die Umstellung eine Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit um 30 %, doch in der ersten Woche kam es zu Zeitüberschreitungen, Fehlern beim Hochladen elektronischer Signaturen und hektischer Suche nach polnischsprachigen Screenshots als Nachweis für die fristgerechte Einreichung.

Die Umstellung auf digital wird von deutlichen Gebührenerhöhungen begleitet. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis stieg von 100 PLN auf 400 PLN, für Entsendebescheinigungen auf 800 PLN. Auch die konsularischen Gebühren wurden angepasst: Das nationale Visum (Typ D) kostet nun 200 €, das Schengen-Visum (Typ C) 90 €. Bereits vor wenigen Wochen erstellte Budgets sind damit hinfällig, und Umzugskostenangebote werden derzeit flächendeckend neu kalkuliert.



Für Arbeitgeber stellt die Umstellung vor allem eine operative Herausforderung dar: Entsandte benötigen ein Trusted-Profile-Login oder eine EU-eID sowie eine qualifizierte elektronische Signatur – beides kann zu Spitzenzeiten bis zu einer Woche in Anspruch nehmen. Kleinere Unternehmen berichten, dass die ausschließlich polnischsprachige Benutzeroberfläche die Vorbereitung der Anträge um zwei bis drei Stunden verzögert. Migrationsberater empfehlen, von jedem Schritt Screenshots anzufertigen, da ein Absturz der MOS-Sitzung die Einreichung ohne Vorwarnung löscht. Frühzeitige Nutzer loben die Möglichkeit der Echtzeit-Verfolgung des Antragsstatus, warnen aber vor einer steilen Lernkurve.

Strategisch umfasst die erste Phase von MOS nur vorübergehende Aufenthaltserlaubnisse; Anträge auf Daueraufenthalt, Staatsbürgerschaft, Saisonarbeit und die EU-Blaue Karte sollen im Laufe des Jahres 2026 folgen. Unternehmen, die jetzt in die Beschaffung elektronischer Signaturen, Mitarbeiterschulungen und zentralisiertes Expertenwissen investieren, sind am besten gerüstet, um die Anforderungen zu erfüllen. Wer zögert, riskiert, dass Mitarbeiter ihren Aufenthaltsstatus verlieren. Mobilitätsmanager sollten ihre Kostenprognosen aktualisieren, Vertragsangebote an die gestiegenen Behördengebühren anpassen und Reisende darauf hinweisen, dass ein abgelehnter MOS-Antrag als nicht eingereicht gilt – was bedeutet, dass der ausländische Mitarbeiter ohne rechtliche Grundlage weder in Polen bleiben noch arbeiten darf.