Das verpflichtende MOS 2.0-Portal startet am 27. April und beendet die papierbasierten Anträge für Aufenthaltserlaubnisse in Polen

Mit nur knapp drei Tagen Vorlauf bestätigte das polnische Innenministerium, dass MOS 2.0 – das lang erwartete Online-Modul zur Fallbearbeitung – ab Montag, dem 27. April, der EINZIGE legale Weg für die Einreichung der meisten Anträge auf Aufenthaltserlaubnis sein wird. Eine Kundenwarnung des Mobilitätsanbieters Newland Chase sowie ein EY-Immigrationsbulletin erläutern die Folgen: Woiwodschaftsämter werden ab Sonntagabend keine per Post oder persönlich eingereichten Anträge mehr bearbeiten, und das Datum des *tatsächlichen Eingangs* – nicht das Poststempel-Datum – bestimmt den rechtlichen Aufenthaltsstatus des Antragstellers.

MOS 2.0 stellt die radikalste Reform des polnischen Einwanderungssystems seit dem EU-Beitritt dar. Das Portal bündelt über 40 Genehmigungskategorien, bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über den digitalen Ausweis mObywatel und ist mit Steuer- sowie Sozialversicherungssystemen verknüpft, sodass Sachbearbeiter die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten in Echtzeit überprüfen können. Ziel der Umstellung ist es, die berüchtigten nächtlichen Warteschlangen vor den Woiwodschaftsämtern zu beseitigen und Polen bis 2030 an die EU-Pläne für vollständig digitale Migrationsverfahren anzupassen.

Für Unternehmensmobilitätsprogramme hat die Umstellung unmittelbare und klare Folgen. Personalabteilungen müssen Organisationsprofile anlegen, qualifizierte elektronische Unterschriften von Vorstandsmitgliedern einholen und notariell beglaubigte Übersetzungen der Firmendokumente hochladen. Jede Akte, der eine verpflichtende Anlage fehlt – selbst ein 3×4 cm großes Foto im.jpg-Format – wird automatisch abgelehnt und mit einer neuen Warteschlangen-Nummer an das Dashboard des Antragstellers zurückgeschickt.



Das Portal startet mit zwei maßgeschneiderten Workflows: Standardgenehmigungen ab dem 27. April und ab dem 4. Mai die neue Karte für „ehemalige Inhaber von vorübergehendem Schutz“ (CUKR), die sich an fast eine Million Ukrainer richtet, deren PESEL-UKR-Status am 1. September ausläuft. Da das CUKR-Fenster nur eine Woche nach dem Start von MOS 2.0 öffnet, erwarten Berater einen starken Anstieg der Anträge, der das System verlangsamen könnte.

Multinationale Unternehmen werden dringend gebeten, wichtige Talente frühzeitig zu melden, Massenuploads zu Spitzenzeiten zu vermeiden und Rücklagen für staatliche Gebühren einzuplanen (340 PLN für die reguläre befristete Aufenthaltserlaubnis; 440 PLN für die CUKR-Karte). Langfristig soll MOS 2.0 durch Echtzeit-Statusverfolgung für mehr Transparenz sorgen und die Bearbeitungszeiten verkürzen, sobald die Sachbearbeiter sich an die neue Benutzeroberfläche gewöhnt haben. Praktiker warnen jedoch, dass die Lernkurve in den ersten zwei Wochen steil sein wird und Antragsteller, die den digitalen Prozess nicht vollständig durchlaufen, Gefahr laufen, ihren legalen Aufenthaltsstatus zu verlieren.

Unternehmen sollten Expatriates mit Ablauf der Genehmigung vor Juli überprüfen, Onboarding-Checklisten aktualisieren und reisende Mitarbeiter darüber informieren, dass der Papierweg nun offiziell geschlossen ist.