Ausländische Arbeitnehmer und ihre Personalabteilungen, die am Freitag, den 24. April, zu Terminen für Aufenthaltserlaubnisse in Polen erschienen, stießen auf ein unerwartetes Hindernis: Keine der Einwanderungsbehörden der Woiwodschaften konnte Fingerabdrücke nehmen. Die Ämter der Woiwodschaften Masowien, Lebus und Niederschlesien veröffentlichten spätabends Mitteilungen, dass die veraltete IT-Plattform „Pobyt“ (Aufenthalt) für einen ganzen Arbeitstag abgeschaltet werden musste, damit Techniker Millionen biometrischer Vorlagen in MOS 2.0, das neue staatliche Fallbearbeitungsportal, migrieren können. Obwohl die Ämter für andere Dienstleistungen geöffnet blieben, zwang der Ausfall Arbeitgeber, Umzugsdienstleister und private Antragsteller dazu, alle Termine, die Live-Scan-Fingerabdrücke erforderten, neu zu planen. Nach polnischer Praxis sind Fingerabdrücke für fast jede Art von Aufenthaltstitel Pflicht – von den üblichen befristeten Aufenthaltserlaubnissen bis hin zur bald eingeführten dreijährigen CUKR-Karte für Ukrainer. Das Ausbleiben der biometrischen Erfassung kann die Genehmigung um Wochen verzögern und den Start von entsandten Mitarbeitern gefährden. Für Manager im Bereich globale Mobilität ist der Ausfall eine Generalprobe für das Leben mit MOS 2.0. Ab dem 27. April müssen alle Anträge auf Aufenthaltserlaubnis elektronisch eingereicht werden, und das Portal lehnt unvollständige Anträge automatisch ab – selbst wenn nur der Scan des Passdeckels fehlt. Berater empfehlen, Pufferzeiten in die Zeitpläne von Einsätzen einzubauen, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Scans vor dem Termin hochgeladen sind, und Reisende darauf hinzuweisen, dass „Walk-in“-Korrekturen nach dem Start des vollständig digitalen Workflows nicht mehr möglich sein werden. Das Innenministerium argumentiert, dass die vorübergehenden Schwierigkeiten langfristige Vorteile bringen werden. Die Behörden versprechen, dass die zentralisierte Datenbank die Bearbeitungszeiten um 20 % verkürzen und ausländischen Bewohnern ermöglichen wird, eine Eingangsbestätigung herunterzuladen, die sie der Polizei oder Arbeitgebern vorzeigen können, während sie auf die Plastikkarte warten. Praktiker befürchten jedoch Engpässe am ersten Tag, zumal der Ausfall eine Woche voller Fingerabdrucktermine auf die verbleibenden vier Tage zusammengedrückt hat. Praktische Tipps für Arbeitgeber sind: die Websites der Woiwodschaftsämter auf weitere Ausfälle zu überwachen, reisende Mitarbeiter zu bitten, den Nachweis ihres neu angesetzten Termins mitzuführen, und die Lohnbuchhaltung daran zu erinnern, dass der rechtmäßige Aufenthalt an das Datum der physischen Antragstellung gebunden ist – nicht an das Versand- oder Kurierdatum. Unternehmen mit großen Projekteinsätzen im Mai und Juni sollten erwägen, die Anträge diese Woche vorzuziehen oder neue Ankünfte zu verschieben, bis sich die MOS 2.0-Warteschlangen stabilisiert haben.
