Polen führt ab 27. April 2026 verpflichtende elektronische Antragstellung für Aufenthaltserlaubnisse über das MOS-Portal ein

Ausländer, die in Polen leben oder arbeiten möchten, müssen künftig alle Anträge über ein einziges Portal einreichen: das staatliche Moduł Obsługi Spraw (MOS). Das Innenministerium bestätigte in einer am 21. April 2026 veröffentlichten Richtlinie, dass ab dem 27. April alle Anträge auf befristete oder unbefristete Aufenthaltserlaubnisse sowie auf die EU-Daueraufenthaltskarte ausschließlich elektronisch eingereicht werden müssen. Papierformulare, die nach dem 26. April eingehen, „werden nicht berücksichtigt“ und gelten somit als nicht eingereicht.

Dieser Schritt markiert den Abschluss eines 18-monatigen Digitalisierungsprogramms, bei dem die meisten polnischen Woiwodschaftsämter bereits persönliche Warteschlangen durch Online-Terminvergaben ersetzt haben. Für Arbeitgeber bedeutet dies vor allem das Ende des traditionellen „Ausdrucken-Unterschreiben-Anstellen“-Verfahrens. Personalabteilungen müssen für jeden Antragsteller ein Vertrauensprofil (Profil Zaufany) einrichten, die erforderlichen Dokumente im PDF/A-Format hochladen und Gebühren elektronisch begleichen. Unternehmen, die die Frist verpassen, müssen ihre Anträge im MOS neu starten, was zu Unterbrechungen der Arbeitserlaubnis führen kann.



Das Ministerium weist zudem darauf hin, dass ab dem 4. Mai Ausländer, die unter dem ukrainischen Sondergesetz vorübergehenden Schutz genießen, ihre Anträge für die neue CUKR-Aufenthaltskarte ausschließlich über MOS stellen müssen. Dies erhöht den Druck auf Tausende ukrainische Fachkräfte, deren PESEL-UKR-Status am 1. September 2026 ausläuft, sich schnell mit dem neuen Portal vertraut zu machen.

NGOs, die kostenlose Migrationsberatung anbieten, warnen, dass kleinere Arbeitgeber und Selbstantragsteller mit den Anforderungen an die Dateiformate Schwierigkeiten haben könnten, und fordern die Regierung auf, vor dem Start englisch- und ukrainischsprachige Anleitungen bereitzustellen. Juristische Experten begrüßen die Umstellung insgesamt, da sie eine schnellere Fallverfolgung und ein geringeres Risiko verlorener Unterlagen ermöglicht. Gleichzeitig bemängeln sie, dass MOS noch keine Funktion für den Massenupload bietet, sodass Unternehmen bei mehreren Anträgen die Daten für jeden Mitarbeiter einzeln eingeben müssen. Eine Schnittstelle für die Backoffice-Integration ist zwar in Planung, wird aber voraussichtlich erst 2027 verfügbar sein.

Praktische Tipps für die Personalabteilungen: Testen Sie das Portal diese Woche mit einem Testprofil, stellen Sie sicher, dass jeder Antragsteller ein funktionierendes Vertrauensprofil besitzt, und scannen Sie Reisepässe in 300 dpi Farbe, um Ablehnungen zu vermeiden. Unternehmen mit zeitkritischen Fällen sollten erwägen, letzte Papierunterlagen spätestens am 25. April per Kurier einzureichen, um die Bearbeitung nach den alten Regeln zu sichern.