Mengirim Pekerja ke Polandia: Kewajiban Tahun 2026 Tingkatkan Risiko Kepatuhan bagi Perusahaan Asing

Sebuah advis hukum terperinci yang diterbitkan pada 11 Maret oleh firma hukum Polandia ATL Law merangkum perubahan besar yang mulai berlaku pada awal tahun bagi perusahaan yang mengirim pekerja ke Polandia. Analisis tersebut mengingatkan para pemberi kerja bahwa Undang-Undang Pengiriman Pekerja kini mengaitkan hak-hak dengan durasi penugasan: setelah pengiriman melebihi 12 bulan (dapat diperpanjang hingga 18 bulan dengan pemberitahuan), karyawan berhak atas hampir seluruh perlindungan hukum ketenagakerjaan Polandia, bukan hanya standar minimum. Pembaruan ini juga menyoroti kenaikan upah minimum nasional—PLN 4.806 bruto per bulan pada 2026—dan memperjelas komponen gaji mana yang dapat dihitung dalam ambang tersebut.

Persyaratan pencatatan baru mulai berlaku pada 24 Desember 2025 berdasarkan perubahan Kode Ketenagakerjaan. Pemberi kerja yang mengirim pekerja harus menyimpan dokumen jam kerja di Polandia dan menyediakan secara elektronik atas permintaan dalam waktu 24 jam. Kegagalan mematuhi dapat berakibat denda hingga PLN 45.000 dan—dalam kasus pelanggaran berulang—penangguhan sementara kontrak layanan. Inspektorat Ketenagakerjaan Nasional (PIP) menegaskan akan memprioritaskan inspeksi pada proyek konstruksi, outsourcing TI, dan logistik yang melibatkan tenaga kerja non-Uni Eropa.



Perusahaan asing juga wajib menunjuk orang penghubung yang berdomisili di Polandia dan menerjemahkan dokumen ketenagakerjaan utama ke dalam bahasa Polandia. ATL Law memperingatkan bahwa penyedia layanan yang mengandalkan transfer antarperusahaan harus memastikan struktur korporat mereka memenuhi syarat, karena inspeksi kini lebih ketat terhadap anak perusahaan ‘kotak surat’. Jika pengiriman melebihi 90 hari dalam periode 180 hari, entitas tuan rumah harus melaporkan ke kantor ketenagakerjaan setempat dan memberikan bukti standar akomodasi yang memadai.

Dari sudut pandang mobilitas global, perubahan ini menambah beban administratif namun juga memberikan kepastian hukum lebih besar. Aturan yang lebih jelas tentang transparansi gaji dan anti-diskriminasi menyelaraskan praktik Polandia dengan Direktif 2018/957/EU, mengurangi risiko klaim perlakuan tidak setara. Perusahaan yang sudah menggunakan platform HRIS terpusat dapat memenuhi sebagian besar kewajiban dengan menghubungkan data penggajian Polandia ke portal pengarsipan lokal; UKM tanpa sistem tersebut mungkin memerlukan dukungan eksternal.

Tips praktis bagi manajer mobilitas meliputi menganggarkan tambahan 8-10% untuk penyesuaian upah, menyiapkan penyimpanan dokumen elektronik di Polandia, dan menjadwalkan audit kepatuhan sebelum proyek dimulai. Mengingat penegakan yang semakin ketat, mengandalkan klasifikasi informal ‘pengunjung bisnis’ untuk pekerjaan berbasis proyek kini lebih berisiko dari sebelumnya.