Distacco di lavoratori in Polonia: gli obblighi del 2026 aumentano le responsabilità per i datori di lavoro esteri

Un dettagliato parere legale pubblicato l'11 marzo dallo studio legale polacco ATL Law riassume le profonde modifiche entrate in vigore a inizio anno per le aziende che inviano lavoratori in Polonia. L’analisi ricorda ai datori di lavoro che la legge sul distacco dei lavoratori collega ora i diritti alla durata del distacco: superati i 12 mesi (prorogabili fino a 18 previa notifica), i dipendenti acquisiscono quasi l’intero spettro delle tutele previste dal diritto del lavoro polacco, non solo gli standard minimi. L’aggiornamento evidenzia inoltre il nuovo salario minimo nazionale più elevato—4.806 PLN lordi al mese nel 2026—e chiarisce quali componenti retributive possono essere conteggiate ai fini di tale soglia. Dal 24 dicembre 2025 sono entrati in vigore nuovi obblighi di conservazione dei documenti secondo il Codice del Lavoro modificato: i datori di lavoro che distaccano devono archiviare in Polonia la documentazione sull’orario di lavoro e renderla disponibile elettronicamente entro 24 ore su richiesta. Il mancato rispetto può comportare sanzioni fino a 45.000 PLN e, in caso di recidiva, la sospensione temporanea del contratto di servizio. L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (PIP) ha annunciato che darà priorità ai controlli nei settori dell’edilizia, dell’outsourcing IT e della logistica con personale non UE. Le aziende straniere devono inoltre designare un referente residente in Polonia e tradurre in polacco i documenti chiave di impiego. ATL Law avverte che i fornitori di servizi che si basano su trasferimenti intra-aziendali devono verificare la conformità delle proprie strutture societarie, poiché gli ispettori stanno intensificando i controlli sulle cosiddette “società di comodo”. Per distacchi superiori a 90 giorni in un periodo di 180 giorni, l’entità ospitante deve notificare l’ufficio del lavoro locale e fornire prova di adeguate condizioni abitative. Dal punto di vista della mobilità globale, le novità aumentano la complessità amministrativa ma garantiscono maggiore certezza legale. Regole più chiare su trasparenza salariale e antidiscriminazione allineano la prassi polacca alla Direttiva 2018/957/UE, riducendo il rischio di contestazioni per trattamento diseguale. Le aziende che già utilizzano piattaforme HRIS centralizzate possono adempiere alla maggior parte degli obblighi collegando i dati delle buste paga polacche ai portali locali; le PMI senza tali sistemi potrebbero necessitare di supporto esterno. Consigli pratici per i responsabili della mobilità includono prevedere un budget aggiuntivo dell’8-10% per adeguamenti salariali, istituire archivi elettronici in Polonia e programmare audit di conformità prima dell’avvio dei progetti. Considerata la maggiore attenzione degli ispettori, affidarsi a classificazioni informali di “business visitor” per lavori su progetto è ora più rischioso che mai.