Eine ausführliche Rechtsberatung, veröffentlicht am 11. März von der polnischen Kanzlei ATL Law, fasst die umfassenden Änderungen zusammen, die zum Jahreswechsel für Unternehmen mit Entsendungen nach Polen in Kraft getreten sind. Die Analyse erinnert Arbeitgeber daran, dass das Entsendegesetz nun die Ansprüche an die Dauer der Entsendung knüpft: Überschreitet eine Entsendung 12 Monate (verlängerbar auf 18 Monate nach Meldung), haben Arbeitnehmer Anspruch auf nahezu den vollen Katalog polnischer arbeitsrechtlicher Schutzbestimmungen und nicht nur auf Mindeststandards.
Das Update hebt zudem den höheren nationalen Mindestlohn hervor – ab 2026 beträgt dieser 4.806 PLN brutto pro Monat – und klärt, welche Gehaltsbestandteile auf diese Schwelle angerechnet werden können. Neue Dokumentationspflichten traten am 24. Dezember 2025 mit der Änderung des Arbeitsgesetzbuchs in Kraft. Entsendeunternehmen müssen Arbeitszeitnachweise in Polen aufbewahren und diese auf Anfrage innerhalb von 24 Stunden elektronisch bereitstellen. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 45.000 PLN geahndet werden; bei wiederholtem Fehlverhalten droht die vorübergehende Aussetzung des Dienstleistungsvertrags.
![Entsendung von Arbeitnehmern nach Polen: Ab 2026 steigen die Compliance-Anforderungen für ausländische Arbeitgeber]()
Die Nationale Arbeitsinspektion (PIP) kündigte an, Inspektionen insbesondere in den Bereichen Bau, IT-Outsourcing und Logistik mit nicht-EU-Personal zu priorisieren. Ausländische Unternehmen sind zudem verpflichtet, eine in Polen ansässige Kontaktperson zu benennen und wichtige Arbeitsdokumente ins Polnische zu übersetzen. ATL Law warnt Dienstleister, die auf innerbetriebliche Versetzungen setzen, ihre Konzernstrukturen genau zu prüfen, da die Kontrolle von sogenannten „Briefkasten“-Tochtergesellschaften verschärft wird.
Bei Entsendungen, die 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums überschreiten, muss die aufnehmende Stelle das lokale Arbeitsamt informieren und den Nachweis über angemessene Unterkunftsstandards erbringen. Aus Sicht der globalen Mobilität erhöhen die Änderungen den administrativen Aufwand, schaffen aber auch mehr Rechtssicherheit. Klarere Regeln zu Lohngleichheit und Antidiskriminierung bringen die polnische Praxis in Einklang mit der Richtlinie 2018/957/EU und verringern das Risiko von Diskriminierungsklagen.
Unternehmen, die bereits zentralisierte HRIS-Plattformen nutzen, können die meisten Anforderungen erfüllen, indem sie polnische Gehaltsdaten mit lokalen Meldeportalen verknüpfen; KMU ohne solche Systeme benötigen möglicherweise externe Unterstützung. Praktische Tipps für Mobility-Manager sind, ein zusätzliches Budget von 8–10 % für Lohnanpassungen einzuplanen, elektronische Dokumentenarchive in Polen einzurichten und Compliance-Audits vor Projektstart durchzuführen. Angesichts verschärfter Kontrollen ist das Verlassen auf informelle „Business-Visitor“-Klassifikationen für projektbezogene Einsätze heute riskanter denn je.
Das Update hebt zudem den höheren nationalen Mindestlohn hervor – ab 2026 beträgt dieser 4.806 PLN brutto pro Monat – und klärt, welche Gehaltsbestandteile auf diese Schwelle angerechnet werden können. Neue Dokumentationspflichten traten am 24. Dezember 2025 mit der Änderung des Arbeitsgesetzbuchs in Kraft. Entsendeunternehmen müssen Arbeitszeitnachweise in Polen aufbewahren und diese auf Anfrage innerhalb von 24 Stunden elektronisch bereitstellen. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 45.000 PLN geahndet werden; bei wiederholtem Fehlverhalten droht die vorübergehende Aussetzung des Dienstleistungsvertrags.
Die Nationale Arbeitsinspektion (PIP) kündigte an, Inspektionen insbesondere in den Bereichen Bau, IT-Outsourcing und Logistik mit nicht-EU-Personal zu priorisieren. Ausländische Unternehmen sind zudem verpflichtet, eine in Polen ansässige Kontaktperson zu benennen und wichtige Arbeitsdokumente ins Polnische zu übersetzen. ATL Law warnt Dienstleister, die auf innerbetriebliche Versetzungen setzen, ihre Konzernstrukturen genau zu prüfen, da die Kontrolle von sogenannten „Briefkasten“-Tochtergesellschaften verschärft wird.
Bei Entsendungen, die 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums überschreiten, muss die aufnehmende Stelle das lokale Arbeitsamt informieren und den Nachweis über angemessene Unterkunftsstandards erbringen. Aus Sicht der globalen Mobilität erhöhen die Änderungen den administrativen Aufwand, schaffen aber auch mehr Rechtssicherheit. Klarere Regeln zu Lohngleichheit und Antidiskriminierung bringen die polnische Praxis in Einklang mit der Richtlinie 2018/957/EU und verringern das Risiko von Diskriminierungsklagen.
Unternehmen, die bereits zentralisierte HRIS-Plattformen nutzen, können die meisten Anforderungen erfüllen, indem sie polnische Gehaltsdaten mit lokalen Meldeportalen verknüpfen; KMU ohne solche Systeme benötigen möglicherweise externe Unterstützung. Praktische Tipps für Mobility-Manager sind, ein zusätzliches Budget von 8–10 % für Lohnanpassungen einzuplanen, elektronische Dokumentenarchive in Polen einzurichten und Compliance-Audits vor Projektstart durchzuführen. Angesichts verschärfter Kontrollen ist das Verlassen auf informelle „Business-Visitor“-Klassifikationen für projektbezogene Einsätze heute riskanter denn je.
Quelle: ATL Law – Insights
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