La Polonia rende obbligatorio il portale online per tutte le domande di permesso di soggiorno

A partire dal 27 aprile 2026 — ma annunciato solo ieri, 7 maggio — l’Ufficio per gli Stranieri della Polonia (UDSC) ha trasferito l’intero processo di richiesta di permessi di soggiorno temporanei e permanenti al nuovo portale elettronico MOS 2.0. I moduli cartacei o le presentazioni di persona saranno accettati solo in pochi casi eccezionali legati a motivi umanitari o disabilità. Questa modifica rappresenta la digitalizzazione più radicale dell’immigrazione polacca dai tempi del lancio del sistema PESEL-UKR nel 2022.

I richiedenti devono creare un account personale su MOS, compilare moduli web intelligenti che verificano i dati in tempo reale e, cosa fondamentale, firmare la domanda con una firma elettronica avanzata (Profil Zaufany o firma qualificata). Gli allegati dei datori di lavoro — da sempre un collo di bottiglia — devono ora essere inseriti e firmati elettronicamente al momento della presentazione; il sistema blocca l’invio se manca un documento o una firma. Per i datori di lavoro questo pone fine alla pratica informale di presentare domande “provvisorie” per bloccare la data di elaborazione e aggiungere documenti in seguito. I team HR devono coordinarsi molto prima con il personale straniero e ottenere una firma elettronica *trusted-profile* per il rappresentante aziendale.



Fragomen sottolinea che le aziende prive della capacità di firma elettronica potrebbero rischiare ritardi nell’inizio del lavoro e problemi per i viaggiatori d’affari. Gli studi legali accolgono con favore la prevedibilità offerta dal portale — ricevute con data e ora, monitoraggio tramite dashboard e notifiche automatiche di carenze — ma avvertono che i richiedenti poco familiari con gli strumenti di e-ID polacchi potrebbero incontrare difficoltà. Poiché MOS 2.0 è collegato al Sistema Schengen di Entrata/Uscita, le incongruenze nei dati (ad esempio numeri di passaporto non corrispondenti alle registrazioni EES) attivano ora un allarme automatico anziché una richiesta manuale.

Praticamente, i datori di lavoro multinazionali dovrebbero aggiornare le checklist di onboarding, prevedere tempi supplementari per le prime firme elettroniche e verificare che i firewall aziendali consentano l’accesso al dominio gov.pl. La riforma sottolinea la strategia di Varsavia di trasferire il rischio di conformità in materia di immigrazione dalle autorità ai datori di lavoro e ai richiedenti stessi.