Buitenlandse professionals die naar de Poolse hoofdstad verhuizen, hoeven niet langer te strijden om de schaarse fysieke afspraken: sinds 27 april 2026 moeten alle aanvragen voor tijdelijke, permanente en langdurige EU-verblijfsvergunningen in Mazovië elektronisch worden ingediend via het overheidsplatform MOS v2.0. Een uitgebreide praktijknota, bijgewerkt op 18 oktober, bevestigt dat de beruchte inPOL “afspraakjacht” is afgeschaft. Aanvragers maken een MOS-account aan, vullen het interactieve formulier in, uploaden scans en ondertekenen digitaal met een Vertrouwd Profiel (Profil Zaufany) of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het systeem verstrekt een ontvangstbewijs (UPO) en een elektronisch bewijs van legaal verblijf, ter vervanging van de oude inktstempel in het paspoort. De enige fysieke afspraak die nog overblijft, is voor biometrische gegevens, waarvan de datum wordt toegewezen door de Mazovische gouverneur en minstens zeven dagen van tevoren via de e-Delivery (e-Doręczenia) service wordt meegedeeld. Voor werkgevers betekent deze verandering snellere indiening, maar ook hogere nalevingsvereisten: onvolledige digitale dossiers worden automatisch afgewezen, waardoor senioriteitsgebonden trajecten naar de EU Blue Card of permanente verblijfsvergunning opnieuw moeten worden gestart. HR-teams moeten ervoor zorgen dat de bedrijfsondertekenaars een Vertrouwd Profiel hebben geactiveerd, zodat zij bijlage 1 binnen MOS kunnen ondertekenen; zonder dit stokt de aanvraag wekenlang. Juridische adviseurs melden een daling van 20% in zogenaamde “spookwachtrijen”, maar waarschuwen dat de totale verwerkingstijd nog steeds lang is – acht tot veertien maanden tot een beslissing – dus internationale mobiliteitsplanners moeten verlengingsaanvragen uiterlijk zes maanden voor het verlopen van de kaart indienen. Deze digitale overgang brengt Warschau in lijn met EU-brede trends richting papierloze immigratie en zal naar verwachting in 2027 worden uitgerold naar andere woiwodschappen. Expats die al afspraken hadden geboekt onder het oude systeem, worden automatisch overgezet naar MOS en ontvangen nieuwe elektronische oproepen.
