La Policía de Finlandia eliminará los poderes notariales en papel para la recogida de pasaportes y documentos de identidad a partir del 1 de enero de 2026.

Los viajeros de negocios y expatriados que renueven documentos de viaje finlandeses pronto deberán utilizar un sistema de autorización completamente digital. En comunicados de prensa del 5 y 6 de diciembre, y confirmado en una sesión informativa de VisaHQ el 9 de diciembre, la Policía finlandesa anunció que ya no se aceptarán poderes notariales en papel para recoger pasaportes o tarjetas de identidad nacionales recién emitidos. A partir del 1 de enero de 2026, los documentos solo se entregarán a: (1) el titular, (2) un tutor legal, o (3) un representante designado electrónicamente en el momento de la solicitud.

La reforma responde a las especificaciones técnicas actualizadas de la UE para documentos biométricos de segunda generación, que exigen una cadena de custodia digital auditable. Los solicitantes ahora pueden otorgar y revocar un mandato electrónico directamente en el portal de servicios electrónicos de la policía mientras se toman las huellas dactilares, eliminando una laguna que permitía la circulación de autorizaciones en papel falsificadas.



Para los gestores de programas de movilidad, este cambio implica adaptar los procedimientos internos para la recogida de documentos. Las empresas multinacionales que habitualmente envían asistentes o agentes de reubicación para recoger lotes de pasaportes deben asegurarse de que esos representantes estén registrados en el portal electrónico antes de presentar la solicitud. No hacerlo obligará al empleado a presentarse en persona, lo que podría retrasar los viajes.

La policía llevará a cabo una campaña informativa durante todo 2025. Durante el período de transición, se seguirán aceptando autorizaciones en papel para documentos solicitados antes del 31 de diciembre de 2025, pero el personal de los mostradores de pasaportes deberá informar a los clientes sobre la nueva normativa. Las misiones finlandesas en el extranjero aplicarán las mismas reglas y calendario, garantizando coherencia a nivel global.

Aunque este cambio añade un paso digital adicional, las autoridades destacan que agilizará la atención presencial, ya que los agentes no tendrán que verificar firmas contra registros. Se recomienda a los viajeros que ingresen al portal policial y verifiquen que el representante correcto esté registrado con suficiente antelación antes de planificar viajes internacionales a principios de 2026.