Finse politie schaft papieren volmachten voor het ophalen van paspoorten en ID’s af vanaf 1 januari 2026

Zakelijke reizigers en expats die hun Finse reisdocumenten vernieuwen, moeten binnenkort gebruikmaken van een volledig digitaal machtigingssysteem. In persberichten van 5 en 6 december, en bevestigd tijdens een VisaHQ-briefing op 9 december, maakte de Finse politie bekend dat papieren volmachten niet langer worden geaccepteerd bij het ophalen van nieuw uitgegeven paspoorten of nationale identiteitskaarten. Vanaf 1 januari 2026 worden documenten alleen nog afgegeven aan: (1) de houder zelf, (2) een wettelijke voogd, of (3) een elektronisch aangewezen vertegenwoordiger op het moment van aanvraag.

Deze hervorming is ingegeven door bijgewerkte EU-technische specificaties voor biometrische documenten van de tweede generatie, die een controleerbare digitale keten van bewaring vereisen. Aanvragers kunnen nu direct in het digitale politiedienstportaal een e-machtiging geven en intrekken terwijl hun vingerafdrukken worden genomen, waardoor een lang bestaand lek wordt gedicht dat vervalste papieren volmachten mogelijk maakte.



Voor managers van mobiliteitsprogramma’s betekent deze verandering dat interne procedures voor het ophalen van documenten moeten worden aangepast. Multinationals die regelmatig assistenten of relocatieagenten sturen om stapels paspoorten op te halen, moeten ervoor zorgen dat deze vertegenwoordigers vooraf in het e-portaal zijn geregistreerd voordat een aanvraag wordt ingediend. Doen ze dit niet, dan moet de werknemer persoonlijk verschijnen, wat mogelijk tot vertragingen in de reisplannen leidt.

De politie start in 2025 een informatiecampagne. Tijdens de overgangsperiode worden papieren volmachten nog geaccepteerd voor documenten die vóór 31 december 2025 zijn aangevraagd, maar het personeel bij de paspoortbalies is geïnstrueerd klanten te wijzen op het nieuwe beleid. Finse diplomatieke posten in het buitenland voeren dezelfde regels in volgens dezelfde planning, wat zorgt voor wereldwijde uniformiteit.

Hoewel deze stap een extra digitale handeling toevoegt, benadrukken de autoriteiten dat het de balieafhandeling juist versnelt, omdat ambtenaren niet langer handtekeningen hoeven te verifiëren aan de hand van registers. Reizigers wordt aangeraden ruim vóór hun internationale reizen in het begin van 2026 in te loggen op het politiedienstportaal om te controleren of de juiste vertegenwoordiger is geregistreerd.