Finnische Polizei schafft ab 1. Januar 2026 papierbasierte Vollmachten für die Abholung von Reisepässen und Ausweisen ab

Geschäftsreisende und Expatriates, die ihre finnischen Reisedokumente erneuern, müssen künftig ein vollständig digitales Autorisierungssystem nutzen. In Pressemitteilungen vom 5. und 6. Dezember sowie in einer Bestätigung durch ein VisaHQ-Briefing am 9. Dezember kündigte die finnische Polizei an, dass Papier-Vollmachten bei der Abholung neu ausgestellter Reisepässe oder Personalausweise nicht mehr akzeptiert werden. Ab dem 1. Januar 2026 werden Dokumente nur noch an folgende Personen ausgegeben: (1) den Inhaber selbst, (2) einen gesetzlichen Vormund oder (3) einen elektronisch zum Zeitpunkt der Antragstellung benannten Vertreter.

Die Reform basiert auf aktualisierten EU-Technikspezifikationen für biometrische Dokumente der zweiten Generation, die eine nachvollziehbare digitale Übergabekette verlangen. Antragsteller können nun direkt im Polizei-E-Service-Portal während der Fingerabdrucknahme eine elektronische Vollmacht erteilen und widerrufen, wodurch eine bisherige Sicherheitslücke geschlossen wird, die gefälschte Papiervollmachten ermöglichte.



Für Verantwortliche von Mobilitätsprogrammen bedeutet die Änderung, interne Abläufe bei der Dokumentenabholung anzupassen. Multinationale Unternehmen, die regelmäßig Assistenten oder Umzugsagenten mit der Abholung mehrerer Pässe beauftragen, müssen sicherstellen, dass diese Vertreter vor Antragstellung im E-Portal eingetragen sind. Andernfalls muss der Mitarbeiter persönlich erscheinen, was zu Verzögerungen bei der Reiseplanung führen kann.

Die Polizei wird im Laufe des Jahres 2025 eine Informationskampagne durchführen. Während der Übergangsphase werden Papiervollmachten für Anträge, die vor dem 31. Dezember 2025 gestellt wurden, weiterhin akzeptiert. Das Personal an den Passstellen wurde angewiesen, Kunden über die neue Regelung zu informieren. Finnische Auslandsvertretungen setzen dieselben Regeln zum gleichen Zeitpunkt um, um eine weltweite Einheitlichkeit zu gewährleisten.

Obwohl die Umstellung einen zusätzlichen digitalen Schritt bedeutet, betonen die Behörden, dass der Service dadurch beschleunigt wird, da die Beamten Unterschriften nicht mehr mit Registern abgleichen müssen. Reisende werden empfohlen, sich frühzeitig im Polizeiportal einzuloggen und zu überprüfen, ob der richtige Vertreter eingetragen ist – insbesondere vor der Planung internationaler Reisen Anfang 2026.