Finnland beendet ab 1. Januar 2026 die Vollmachten auf Papier für die Abholung von Reisepässen und Ausweisen

Die finnische Polizei hat bestätigt, dass ab dem 1. Januar 2026 keine papierbasierten Vollmachten mehr für die Abholung neu ausgestellter Reisepässe und Personalausweise akzeptiert werden. Ab diesem Datum werden Reisedokumente nur noch an drei Personengruppen ausgegeben: (1) den Inhaber selbst, (2) den gesetzlichen Vormund des Inhabers oder (3) einen elektronisch während des Antragsprozesses benannten Vertreter. Die am 5. Dezember angekündigte und am 6. Dezember bekräftigte Änderung bringt Finnland in Einklang mit den aktualisierten EU-Technikspezifikationen für biometrische Dokumente der zweiten Generation, die eine vollständig nachvollziehbare digitale Übergabekette erfordern.

Die IT-Abteilungen der Polizei haben das E-Service-Portal bereits so erweitert, dass Antragsteller während der Abgabe der Fingerabdrücke eine elektronische Vollmacht erteilen oder widerrufen können. Bei der Abholung sehen die Beamten die Vollmacht auf dem Bildschirm, wodurch die bisherige Sicherheitslücke geschlossen wird, bei der gefälschte Papiervollmachten zur Abholung von Pässen Dritter genutzt werden konnten. Eine kurze Übergangsfrist bleibt bestehen: Dokumente, die bis zum 5. Dezember ausgestellt wurden, können noch bis zum 31. Dezember 2025 mit einer Papiervollmacht abgeholt werden.



Für Mobility-Manager in Unternehmen hat dies unmittelbare Folgen. Expatriates, die bisher Kollegen oder Umzugsagenten mit der Abholung ihrer Pässe beauftragt haben, müssen nun persönlich erscheinen oder im Vorfeld eine elektronische Vollmacht einrichten. Organisationen wird empfohlen, bei Jahresendverlängerungen mehr Vorlaufzeit einzuplanen und gegebenenfalls Kurierdienste zu budgetieren, falls der bevollmächtigte Vertreter außerhalb der Heimatregion des Mitarbeiters wohnt.

Die Reform ist zudem ein frühes Signal für die umfassendere „Digital-First“-Strategie der Regierung. Ministerien planen, bis 2026 den Großteil der offiziellen Post- und Identitätsdienste online anzubieten, und es wird angedeutet, dass vollständig papierlose Aufenthaltstitelkarten und Adressänderungen folgen könnten. Damit reiht sich Finnland in Länder wie Estland, die Niederlande und mehrere nordische Nachbarn ein, die bereits papierbasierte Vollmachten abgeschafft haben und so die Sicherheit an den Außengrenzen des Schengen-Raums weiter erhöhen.