Wit-Russen die een aanvraag voor een Pools nationaal visum wilden indienen, werden op 16 juni onaangenaam verrast toen VFS Global, de Poolse partner voor uitbesteding in Wit-Rusland, alle gereserveerde tijdslots die vóór de officiële opening van het vernieuwde reserveringssysteem op 8 juni waren geboekt, annuleerde. Tijdens de bètatest gebruikten veel reisbureaus automatiseringstools om honderden tijdslots vast te houden, waardoor echte reizigers geen toegang kregen tot zomerdata bij de centra in Minsk, Brest en Grodno. Volgens de nieuwe regels moeten aanvragers eerst een online identiteitsverificatie doorlopen en zich vervolgens aansluiten bij een enkele, tijdgestempelde wachtlijst. Wanneer afspraken vrijkomen, worden uitnodigingen strikt volgens de volgorde van de wachtrij verstuurd en gekoppeld aan het paspoortnummer van de aanvrager, wat overdracht of doorverkoop voorkomt. Alle registraties die vóór 8 juni 2026 zijn gestempeld, zijn nu verwijderd en de wachtrij is “opnieuw gestart vanaf aanvrager #1,” aldus VFS. Deze beslissing treft duizenden seizoensarbeiders, studenten en reizigers voor gezinshereniging die al vervoer naar Polen hadden geboekt. Werkgevers die nieuwe medewerkers in juli verwachten, moeten rekening houden met een vertraging van twee tot drie weken bij de onboarding, terwijl het personeel nieuwe afspraken regelt. HR-teams wordt geadviseerd contact op te nemen met recruitmentpartners in Wit-Rusland om mobilisaties te herplannen en rekening te houden met hogere vliegtarieven tijdens het hoogseizoen. Vanuit compliance-oogpunt herstelt deze hervorming de transparantie in een proces dat lang bekritiseerd werd vanwege het ontstaan van een zwarte markt voor afspraakvouchers die €200–€400 per stuk konden kosten. Door boekingen te koppelen aan geverifieerde identiteiten hopen de Poolse consulaire autoriteiten tussenpersonen te ontmoedigen en de totale verwerkingstijd te verkorten. VFS meldt dat de eerste afspraken na de reset vanaf 20 juni worden aangeboden. Aanvragers die tijdens de testfase de servicekosten betaalden, krijgen binnen tien bankdagen automatisch hun geld terug. Bedrijven met Wit-Russische medewerkers wordt aangeraden verdere aankondigingen te volgen en werknemers te stimuleren alle e-mailcorrespondentie van VFS te bewaren; het missen van een uitnodiging betekent dat de aanvrager weer achteraan in de wachtrij komt.
Bron: Nasha Niva
