Bruxelles confirme que la Pologne va numériser les dossiers de résidence et quadrupler les frais de permis de travail

Un communiqué de l’UE du 22 janvier détaille d’importantes réformes dans l’administration de l’immigration en Pologne: toutes les demandes de permis de séjour temporaire, permanent et de longue durée dans l’UE seront désormais traitées via un module de gestion des dossiers en ligne (MOS) d’ici la fin de l’année. Les dépôts papier dans les bureaux des voïvodies seront refusés, bien que les demandeurs devront toujours se présenter en personne pour la prise d’empreintes biométriques et le retrait des cartes. (home-affairs.ec.europa.eu)

L’utilisation de la plateforme sera gratuite, mais les employeurs devront faire face à une forte augmentation des frais administratifs, en vigueur depuis le 1er décembre 2025 — multipliés par quatre dans de nombreuses catégories. Une demande classique de permis de travail valable plus de trois mois coûte désormais 400 PLN (environ 92 €), tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent à 800 PLN. Seuls les frais pour le travail saisonnier restent inchangés. (home-affairs.ec.europa.eu)



Parallèlement, le projet de loi qui soutenait le régime généreux de protection temporaire pour les Ukrainiens en Pologne doit expirer le 5 mars 2026. Le ministère de l’Intérieur consulte actuellement sur une législation de remplacement qui restreindrait l’accès à certaines prestations familiales, aux soins de santé et aux avantages pour les créateurs d’entreprise, tout en maintenant un accès complet au marché du travail. Les employeurs de ressortissants ukrainiens doivent donc anticiper des documents supplémentaires, comme une preuve d’assurance, à la fin de cette période transitoire.

Cette transition numérique promet un suivi des dossiers plus rapide et moins d’attente en présentiel. Cependant, les entreprises doivent adapter leurs processus RH: les portails clients devront intégrer les fichiers PDF, les signatures électroniques et les nouveaux justificatifs de paiement; les budgets alloués aux missions devront également prendre en compte ces frais étatiques accrus. Les premiers utilisateurs du pilote MOS recommandent de prévoir du temps supplémentaire pour gérer les éventuels dysfonctionnements du système et la traduction des documents justificatifs en polonais.

Enfin, les conseillers juridiques rappellent aux entreprises que les paiements des frais ne sont pas remboursables. Des dossiers incomplets risquent non seulement d’entraîner des coûts supplémentaires, mais aussi la perte des créneaux prioritaires pour les entretiens, ce qui pourrait retarder l’intégration de collaborateurs clés durant la haute saison de recrutement en Pologne.