Een EU-persbericht van 22 januari kondigt ingrijpende veranderingen aan in de Poolse immigratieadministratie: alle aanvragen voor tijdelijke, permanente en langdurige EU-verblijfsvergunningen worden later dit jaar overgezet naar een online Case Management Module (MOS). Papieren aanvragen bij de provinciale kantoren worden niet meer geaccepteerd, hoewel aanvragers nog wel persoonlijk aanwezig moeten zijn voor biometrische gegevens en het ophalen van de kaart. (home-affairs.ec.europa.eu)
Het gebruik van het platform zelf is gratis, maar werkgevers krijgen te maken met fors hogere overheidskosten die vanaf 1 december 2025 ingaan—in veel categorieën vier keer zo hoog. Een standaard werkvergunning voor meer dan drie maanden kost nu PLN 400 (ongeveer €92), terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers stijgen naar PLN 800. Alleen de kosten voor seizoenswerk blijven ongewijzigd. (home-affairs.ec.europa.eu)
![Brussel bevestigt dat Polen verblijfsaanvragen digitaliseert en werkvergunningskosten verviervoudigt]()
Tegelijkertijd loopt de conceptwet die het ruime tijdelijke beschermingsregime voor Oekraïners in Polen mogelijk maakt, af op 5 maart 2026. Het ministerie van Binnenlandse Zaken consulteert over opvolgende wetgeving die de toegang tot bepaalde gezinsuitkeringen, gezondheidszorg en startvoordelen zal beperken, terwijl volledige toegang tot de arbeidsmarkt behouden blijft. Werkgevers van Oekraïense werknemers moeten daarom rekening houden met extra documentatie, zoals verzekeringsbewijzen, zodra de overgangsperiode eindigt.
De digitale overstap belooft snellere dossiertracking en minder wachtrijen op locatie. Toch moeten bedrijven hun HR-processen aanpassen: klantportalen moeten PDF’s, elektronische handtekeningen en de nieuwe betalingsbewijzen kunnen verwerken; ook moeten budgetten voor opdrachten rekening houden met hogere staatskosten. Vroege testers van de MOS-pilot raden aan extra tijd in te plannen voor systeemstoringen en het vertalen van ondersteunende documenten naar het Pools.
Tot slot waarschuwen juridische adviseurs dat betaalde kosten niet worden terugbetaald. Onvolledige aanvragen kunnen niet alleen leiden tot hogere kosten, maar ook tot het verlies van prioriteitsafspraken voor interviews, wat de onboarding van belangrijke medewerkers tijdens het piekseizoen op de Poolse arbeidsmarkt kan vertragen.
Het gebruik van het platform zelf is gratis, maar werkgevers krijgen te maken met fors hogere overheidskosten die vanaf 1 december 2025 ingaan—in veel categorieën vier keer zo hoog. Een standaard werkvergunning voor meer dan drie maanden kost nu PLN 400 (ongeveer €92), terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers stijgen naar PLN 800. Alleen de kosten voor seizoenswerk blijven ongewijzigd. (home-affairs.ec.europa.eu)
Tegelijkertijd loopt de conceptwet die het ruime tijdelijke beschermingsregime voor Oekraïners in Polen mogelijk maakt, af op 5 maart 2026. Het ministerie van Binnenlandse Zaken consulteert over opvolgende wetgeving die de toegang tot bepaalde gezinsuitkeringen, gezondheidszorg en startvoordelen zal beperken, terwijl volledige toegang tot de arbeidsmarkt behouden blijft. Werkgevers van Oekraïense werknemers moeten daarom rekening houden met extra documentatie, zoals verzekeringsbewijzen, zodra de overgangsperiode eindigt.
De digitale overstap belooft snellere dossiertracking en minder wachtrijen op locatie. Toch moeten bedrijven hun HR-processen aanpassen: klantportalen moeten PDF’s, elektronische handtekeningen en de nieuwe betalingsbewijzen kunnen verwerken; ook moeten budgetten voor opdrachten rekening houden met hogere staatskosten. Vroege testers van de MOS-pilot raden aan extra tijd in te plannen voor systeemstoringen en het vertalen van ondersteunende documenten naar het Pools.
Tot slot waarschuwen juridische adviseurs dat betaalde kosten niet worden terugbetaald. Onvolledige aanvragen kunnen niet alleen leiden tot hogere kosten, maar ook tot het verlies van prioriteitsafspraken voor interviews, wat de onboarding van belangrijke medewerkers tijdens het piekseizoen op de Poolse arbeidsmarkt kan vertragen.
