Le gouvernement publie un guide utilisateur détaillé pour le nouveau système d’e-immigration MOS

Moins de 24 heures après avoir confirmé la date de lancement du Module de Gestion des Dossiers (MOS), l’Office polonais des étrangers a publié une FAQ détaillée en anglais ainsi que des instructions pas à pas pour aider les migrants et les employeurs à utiliser la plateforme. Publié le 12 avril, ce guide accompagne les utilisateurs dans la création d’un compte, la connexion via la passerelle nationale d’identification électronique, le téléchargement de photos biométriques et l’ajout de documents tiers tels que les déclarations des employeurs.

Les consignes clarifient plusieurs zones d’ombre. Les transferts intra-entreprise (ICT), les cas de mobilité ICT de longue durée ainsi que la plupart des demandes de regroupement familial *ne pourront pas* utiliser MOS au lancement et devront continuer à déposer des formulaires papier. De même, les étrangers dépendant d’un conjoint citoyen de l’UE ou bénéficiaire britannique de l’Accord de retrait doivent encore effectuer leur demande en personne. Les autorités promettent que d’autres catégories de permis seront intégrées en ligne lors de « phases de développement ultérieures », sans calendrier précis.



Un nouvel avertissement souligne les limites de taille des fichiers et l’obligation de fournir des scans en couleur de chaque page du passeport. Les dossiers incomplets, notamment ceux sans annexes signées par l’employeur, seront automatiquement clôturés après 14 jours, obligeant les demandeurs à recommencer. Le guide détaille également les frais légaux (taxe de 340 à 640 PLN plus 100 PLN pour la carte) et rappelle que le paiement doit être téléchargé avant que le système ne génère un reçu officiel (UPO).

D’un point de vue opérationnel, ce document sera précieux pour les équipes de mobilité internationale qui doivent adapter leurs processus avant le 27 avril. Les experts recommandent de traduire la FAQ dans les langues maternelles des employés, de réaliser des simulations de soumission et d’organiser des « salles de crise » informatiques le jour du lancement pour résoudre rapidement les problèmes de connexion ou de signature.

Si la digitalisation devrait à terme accélérer le traitement des dossiers, les praticiens anticipent une hausse initiale des refus, les utilisateurs testant les limites du système. Les entreprises préparent donc des plans de secours, comme des visas d’affaires Schengen accélérés, pour les salariés risquant de perdre leur statut en cas de rejet de leur demande MOS.