Minder dan 24 uur nadat de definitieve livegangdatum van de Case Handling Module (MOS) was bevestigd, heeft het Poolse Bureau voor Buitenlanders een uitgebreide Engelstalige FAQ en stapsgewijze handleiding gepubliceerd om migranten en werkgevers te helpen bij het gebruik van het platform. Het materiaal, geplaatst op 12 april, begeleidt gebruikers bij het aanmaken van een account, inloggen via de nationale e-ID gateway, het uploaden van biometrische foto’s en het toevoegen van documenten van derden, zoals werkgeversverklaringen. De instructies verduidelijken verschillende onduidelijkheden. Intra-corporate transferees (ICT), langdurige ICT-mobiliteitsgevallen en de meeste aanvragers voor gezinshereniging kunnen bij de lancering *geen* gebruikmaken van MOS en moeten hun aanvragen nog op papier indienen. Ook buitenlanders die afhankelijk zijn van een echtgenoot die EU-burger is of een Britse begunstigde van de Terugtrekkingsregeling, moeten nog persoonlijk aanvragen. Ambtenaren beloven dat extra vergunningcategorieën in “latere ontwikkelingsfasen” online beschikbaar komen, maar geven geen tijdschema. Een nieuwe waarschuwing benadrukt limieten voor bestandsgrootte en het belang van kleurenscans van elke paspoortpagina. Aanvragen zonder door de werkgever ondertekende bijlagen verlopen automatisch na 14 dagen, waardoor aanvragers opnieuw moeten beginnen. De handleiding vermeldt ook de wettelijke kosten (PLN 340–640 stempelrecht plus PLN 100 kaartkosten) en herinnert eraan dat betalingen moeten worden geüpload voordat het systeem een officieel ontvangstbewijs (UPO) genereert. Operationeel gezien is dit document van onschatbare waarde voor corporate mobility-teams die hun werkwijzen moeten aanpassen vóór 27 april. Experts raden aan de FAQ te vertalen naar de moedertaal van werknemers, proefaanvragen te doen en op de lanceringsdag IT-“war rooms” in te richten om inlog- of handtekeningproblemen snel op te lossen. Hoewel digitalisering uiteindelijk de besluitvorming moet versnellen, verwachten praktijkdeskundigen aanvankelijk een piek in afwijzingen doordat aanvragers het systeem op de proef stellen. Bedrijven bereiden daarom noodplannen voor, zoals versnelde Schengen-zakenvisa, om personeel te dekken dat mogelijk zijn status verliest als MOS-aanvragen worden afgewezen.
