Poland akhirnya meluncurkan sistem imigrasi digital yang telah lama direncanakan. Mulai pukul 00:00 tanggal 1 Januari 2026, semua permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang sah. Berkas kertas yang diserahkan ke salah satu dari 16 kantor voivodeship kini secara hukum dianggap “tidak diajukan,” memaksa perusahaan, penyedia relokasi, dan pekerja asing untuk beralih ke platform baru secara mendadak.
Kenaikan biaya juga sangat signifikan seiring perubahan teknologi ini. Biaya izin tinggal standar naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, izin pekerja yang dikirim sementara melonjak menjadi PLN 800, sementara biaya visa nasional (tipe D) naik menjadi €200 dan visa Schengen (tipe C) menjadi €90. Pihak berwenang berargumen bahwa biaya yang lebih tinggi akan digunakan untuk mempercepat proses dan analisis anti-penipuan, namun tim mobilitas korporat kini harus menganggarkan empat kali lipat per pekerja.
![Poland Terapkan Wajib Pengajuan MOS Secara Elektronik dan Empat Kali Lipatkan Biaya Izin Tinggal]()
Di balik layar, MOS menuntaskan proses digitalisasi selama setahun yang sebelumnya telah memindahkan pengajuan izin kerja ke praca.gov.pl dan menguji unggahan biometrik. Kementerian Dalam Negeri memperkirakan waktu proses rata-rata akan berkurang 30% setelah backlog awal terselesaikan dan percaya bahwa data terpadu ini akan membantu mengatasi kekurangan tenaga kerja. Namun, para pemberi kerja melaporkan berbagai masalah awal mulai dari server yang kelebihan beban hingga kesulitan mendapatkan tanda tangan elektronik yang sah untuk karyawan baru dari luar negeri.
Tips praktis untuk HR: 1) buat perpustakaan internal berisi tangkapan layar MOS dalam bahasa Inggris untuk memandu pemohon; 2) beli sertifikat tanda tangan elektronik secara massal dari penyedia resmi; 3) segera perbarui proyeksi biaya untuk anggaran 2026; dan 4) beri waktu ekstra pada kuartal pertama saat petugas menyesuaikan diri dengan alur kerja digital.
Meski menantang, kebijakan “hanya digital” Polandia menempatkannya sebagai salah satu sistem imigrasi paling maju di Uni Eropa—potensi menjadi model bagi negara tetangga yang masih bergulat dengan tumpukan dokumen kertas.
Kenaikan biaya juga sangat signifikan seiring perubahan teknologi ini. Biaya izin tinggal standar naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, izin pekerja yang dikirim sementara melonjak menjadi PLN 800, sementara biaya visa nasional (tipe D) naik menjadi €200 dan visa Schengen (tipe C) menjadi €90. Pihak berwenang berargumen bahwa biaya yang lebih tinggi akan digunakan untuk mempercepat proses dan analisis anti-penipuan, namun tim mobilitas korporat kini harus menganggarkan empat kali lipat per pekerja.
Di balik layar, MOS menuntaskan proses digitalisasi selama setahun yang sebelumnya telah memindahkan pengajuan izin kerja ke praca.gov.pl dan menguji unggahan biometrik. Kementerian Dalam Negeri memperkirakan waktu proses rata-rata akan berkurang 30% setelah backlog awal terselesaikan dan percaya bahwa data terpadu ini akan membantu mengatasi kekurangan tenaga kerja. Namun, para pemberi kerja melaporkan berbagai masalah awal mulai dari server yang kelebihan beban hingga kesulitan mendapatkan tanda tangan elektronik yang sah untuk karyawan baru dari luar negeri.
Tips praktis untuk HR: 1) buat perpustakaan internal berisi tangkapan layar MOS dalam bahasa Inggris untuk memandu pemohon; 2) beli sertifikat tanda tangan elektronik secara massal dari penyedia resmi; 3) segera perbarui proyeksi biaya untuk anggaran 2026; dan 4) beri waktu ekstra pada kuartal pertama saat petugas menyesuaikan diri dengan alur kerja digital.
Meski menantang, kebijakan “hanya digital” Polandia menempatkannya sebagai salah satu sistem imigrasi paling maju di Uni Eropa—potensi menjadi model bagi negara tetangga yang masih bergulat dengan tumpukan dokumen kertas.
Sumber: VisaHQ – Global Mobility News
