Cuộc cải cách nhập cư số hóa lâu dài của Ba Lan vừa chính thức đi vào hoạt động. Từ 00:00 ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép tạm trú đều phải nộp duy nhất qua cổng Moduł Obsługi Spraw (MOS) và ký bằng chữ ký điện tử có chứng nhận. Hồ sơ giấy nộp tại bất kỳ văn phòng tỉnh nào trong số 16 văn phòng hiện nay sẽ bị coi là “không hợp lệ,” buộc nhà tuyển dụng, đơn vị hỗ trợ di chuyển và người lao động nước ngoài phải chuyển sang nền tảng mới ngay lập tức.
Sự thay đổi về phí cũng gây sốc không kém công nghệ. Phí xin giấy phép cư trú tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, giấy phép lao động tạm thời tăng lên 800 PLN, trong khi phí visa quốc gia (loại D) tăng lên 200 euro và visa Schengen (loại C) lên 90 euro. Chính quyền cho rằng mức phí cao hơn sẽ giúp đẩy nhanh xử lý hồ sơ và tăng cường phân tích chống gian lận, nhưng các bộ phận quản lý nhân sự doanh nghiệp giờ đây phải dự trù chi phí gấp bốn lần cho mỗi người lao động.
![Ba Lan chuyển sang bắt buộc nộp hồ sơ MOS điện tử và tăng gấp bốn lần phí giấy phép cư trú]()
MOS là kết quả của một năm số hóa, đã chuyển hồ sơ xin giấy phép lao động sang praca.gov.pl và thử nghiệm tải lên dữ liệu sinh trắc học. Bộ Nội vụ dự kiến thời gian xử lý trung bình sẽ giảm 30% sau khi giải quyết xong tồn đọng ban đầu và tin rằng bộ dữ liệu thống nhất sẽ giúp xác định chính xác các thiếu hụt trên thị trường lao động. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng phản ánh nhiều khó khăn ban đầu như máy chủ quá tải và khó khăn trong việc lấy chữ ký điện tử có chứng nhận cho nhân viên mới ở nước ngoài.
Lời khuyên thực tiễn cho bộ phận nhân sự: 1) xây dựng thư viện ảnh chụp màn hình MOS bằng tiếng Anh để hướng dẫn người nộp đơn; 2) mua chứng chỉ chữ ký điện tử số lượng lớn từ nhà cung cấp được cấp phép; 3) cập nhật ngay dự toán chi phí cho ngân sách năm 2026; và 4) dành thêm thời gian xử lý trong quý đầu tiên khi cán bộ làm quen với quy trình số.
Dù gây khó khăn, quy định “chỉ dùng số hóa” của Ba Lan đã đưa nước này trở thành một trong những hệ thống nhập cư tiên tiến nhất EU — có thể trở thành mô hình cho các quốc gia láng giềng đang vật lộn với tồn đọng hồ sơ giấy tờ.
Sự thay đổi về phí cũng gây sốc không kém công nghệ. Phí xin giấy phép cư trú tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, giấy phép lao động tạm thời tăng lên 800 PLN, trong khi phí visa quốc gia (loại D) tăng lên 200 euro và visa Schengen (loại C) lên 90 euro. Chính quyền cho rằng mức phí cao hơn sẽ giúp đẩy nhanh xử lý hồ sơ và tăng cường phân tích chống gian lận, nhưng các bộ phận quản lý nhân sự doanh nghiệp giờ đây phải dự trù chi phí gấp bốn lần cho mỗi người lao động.
MOS là kết quả của một năm số hóa, đã chuyển hồ sơ xin giấy phép lao động sang praca.gov.pl và thử nghiệm tải lên dữ liệu sinh trắc học. Bộ Nội vụ dự kiến thời gian xử lý trung bình sẽ giảm 30% sau khi giải quyết xong tồn đọng ban đầu và tin rằng bộ dữ liệu thống nhất sẽ giúp xác định chính xác các thiếu hụt trên thị trường lao động. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng phản ánh nhiều khó khăn ban đầu như máy chủ quá tải và khó khăn trong việc lấy chữ ký điện tử có chứng nhận cho nhân viên mới ở nước ngoài.
Lời khuyên thực tiễn cho bộ phận nhân sự: 1) xây dựng thư viện ảnh chụp màn hình MOS bằng tiếng Anh để hướng dẫn người nộp đơn; 2) mua chứng chỉ chữ ký điện tử số lượng lớn từ nhà cung cấp được cấp phép; 3) cập nhật ngay dự toán chi phí cho ngân sách năm 2026; và 4) dành thêm thời gian xử lý trong quý đầu tiên khi cán bộ làm quen với quy trình số.
Dù gây khó khăn, quy định “chỉ dùng số hóa” của Ba Lan đã đưa nước này trở thành một trong những hệ thống nhập cư tiên tiến nhất EU — có thể trở thành mô hình cho các quốc gia láng giềng đang vật lộn với tồn đọng hồ sơ giấy tờ.
