La Polonia introduce l'obbligo di presentazione elettronica MOS e quadruplica le tariffe per i permessi di soggiorno

La tanto attesa riforma digitale dell’immigrazione in Polonia è finalmente operativa. Dal 1° gennaio 2026, a partire dalla mezzanotte, tutte le domande per permessi di soggiorno temporanei devono essere presentate esclusivamente tramite il portale Moduł Obsługi Spraw (MOS) e firmate con firma elettronica qualificata. I fascicoli cartacei consegnati a uno dei 16 uffici voivodali saranno considerati “non presentati”, costringendo datori di lavoro, fornitori di servizi di trasferimento e lavoratori stranieri a utilizzare la nuova piattaforma da un giorno all’altro.

Lo shock delle tariffe è tanto significativo quanto il cambiamento tecnologico. La tariffa standard per il permesso di soggiorno passa da 100 a 400 PLN, i permessi per lavoratori distaccati salgono a 800 PLN, mentre le tasse per i visti nazionali (tipo D) aumentano a 200 € e per i visti Schengen (tipo C) a 90 €. Le autorità sostengono che gli aumenti finanzieranno processi più rapidi e analisi antifrode, ma i team di mobilità aziendale devono ora prevedere un budget quadruplicato per ogni assegnato.



Dietro le quinte, MOS completa un anno di digitalizzazione che ha già trasferito le domande di permessi di lavoro su praca.gov.pl e sperimentato caricamenti biometrici. Il Ministero dell’Interno prevede una riduzione del 30% dei tempi medi di elaborazione una volta smaltiti i primi arretrati e ritiene che il set di dati unificato aiuterà a individuare le carenze nel mercato del lavoro. Tuttavia, i datori di lavoro segnalano problemi iniziali, dai server sovraccarichi alle difficoltà nell’ottenere firme elettroniche qualificate per nuove assunzioni dall’estero.

Consigli pratici per le risorse umane: 1) creare una libreria interna di screenshot del MOS in inglese per guidare i candidati; 2) acquistare certificati di firma elettronica in blocco da fornitori certificati; 3) aggiornare subito le previsioni di spesa per i budget 2026; 4) prevedere tempi supplementari nel primo trimestre mentre gli uffici si adattano al flusso digitale.

Pur essendo una transizione impegnativa, il mandato “solo digitale” della Polonia la pone tra i sistemi di immigrazione più avanzati dell’UE, potenzialmente un modello per i paesi vicini alle prese con arretrati cartacei.