Polens lange geplante digitale Einwanderungsreform ist nun vollständig in Betrieb. Ab dem 1. Januar 2026 um 00:00 Uhr müssen alle Anträge auf eine befristete Aufenthaltserlaubnis ausschließlich über das Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Papierunterlagen, die bei einer der 16 Woiwodschaftsbehörden eingereicht werden, gelten rechtlich als „nicht eingereicht“, was Arbeitgeber, Umzugsdienstleister und ausländische Mitarbeiter über Nacht auf die neue Plattform zwingt.
Der Gebührenanstieg ist ebenso drastisch wie der technologische Wandel. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN, die Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer erhöhen sich auf 800 PLN, während die Gebühren für nationale Visa (Typ D) auf 200 € und für Schengen-Visa (Typ C) auf 90 € ansteigen. Die Behörden argumentieren, dass die höheren Gebühren schnellere Bearbeitungszeiten und Anti-Betrugs-Analysen finanzieren sollen, doch die Mobilitätsteams in Unternehmen müssen nun mit vierfachen Kosten pro Mitarbeiter rechnen.
![Polen führt verpflichtende MOS-Einreichung ein und vervierfacht die Gebühren für Aufenthaltserlaubnisse]()
Hinter den Kulissen schließt MOS eine einjährige Digitalisierungsoffensive ab, die bereits die Arbeitserlaubnis-Anträge auf praca.gov.pl migriert und biometrische Uploads getestet hat. Das Innenministerium erwartet nach Abbau der anfänglichen Rückstände eine Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit um 30 % und sieht im einheitlichen Datensatz ein Instrument zur gezielten Bekämpfung von Arbeitsmarktengpässen. Arbeitgeber berichten jedoch von Startschwierigkeiten, darunter überlastete Server und Probleme bei der Beschaffung qualifizierter elektronischer Signaturen für neue Mitarbeiter im Ausland.
Praktische Tipps für die Personalabteilung: 1) Erstellen Sie eine interne Bibliothek mit MOS-Screenshots auf Englisch zur Unterstützung der Antragsteller; 2) Kaufen Sie elektronische Signaturzertifikate in größeren Mengen bei zertifizierten Anbietern; 3) Aktualisieren Sie sofort die Kostenplanung für die Budgets 2026; und 4) Planen Sie für das erste Quartal zusätzliche Vorlaufzeiten ein, während die Behörden sich an den digitalen Workflow gewöhnen.
Obwohl schmerzhaft, macht Polens „Digital-Only“-Vorgabe das Land zu einem der fortschrittlichsten Einwanderungssysteme in der EU – ein mögliches Vorbild für Nachbarstaaten, die mit papierbasierten Rückständen kämpfen.
Der Gebührenanstieg ist ebenso drastisch wie der technologische Wandel. Die Standardgebühr für eine Aufenthaltserlaubnis steigt von 100 PLN auf 400 PLN, die Genehmigungen für entsandte Arbeitnehmer erhöhen sich auf 800 PLN, während die Gebühren für nationale Visa (Typ D) auf 200 € und für Schengen-Visa (Typ C) auf 90 € ansteigen. Die Behörden argumentieren, dass die höheren Gebühren schnellere Bearbeitungszeiten und Anti-Betrugs-Analysen finanzieren sollen, doch die Mobilitätsteams in Unternehmen müssen nun mit vierfachen Kosten pro Mitarbeiter rechnen.
Hinter den Kulissen schließt MOS eine einjährige Digitalisierungsoffensive ab, die bereits die Arbeitserlaubnis-Anträge auf praca.gov.pl migriert und biometrische Uploads getestet hat. Das Innenministerium erwartet nach Abbau der anfänglichen Rückstände eine Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit um 30 % und sieht im einheitlichen Datensatz ein Instrument zur gezielten Bekämpfung von Arbeitsmarktengpässen. Arbeitgeber berichten jedoch von Startschwierigkeiten, darunter überlastete Server und Probleme bei der Beschaffung qualifizierter elektronischer Signaturen für neue Mitarbeiter im Ausland.
Praktische Tipps für die Personalabteilung: 1) Erstellen Sie eine interne Bibliothek mit MOS-Screenshots auf Englisch zur Unterstützung der Antragsteller; 2) Kaufen Sie elektronische Signaturzertifikate in größeren Mengen bei zertifizierten Anbietern; 3) Aktualisieren Sie sofort die Kostenplanung für die Budgets 2026; und 4) Planen Sie für das erste Quartal zusätzliche Vorlaufzeiten ein, während die Behörden sich an den digitalen Workflow gewöhnen.
Obwohl schmerzhaft, macht Polens „Digital-Only“-Vorgabe das Land zu einem der fortschrittlichsten Einwanderungssysteme in der EU – ein mögliches Vorbild für Nachbarstaaten, die mit papierbasierten Rückständen kämpfen.
Quelle: VisaHQ – Global Mobility News
