Het Poolse Ministerie van Gezin, Arbeid en Sociale Zaken is gestart met een ‘grondige hervorming’ van het regime voor buitenlandse werknemers, waarbij 1 december een keerpunt markeert voor mobiliteitsprogramma’s binnen bedrijven. Volgens de nieuwe regels moeten alle werkvergunningen, verklaringen en seizoensarbeidsmeldingen voortaan via het e-portaal praca.gov.pl worden ingediend, waardoor er één digitaal dossier ontstaat dat arbeidsinspecteurs in real-time kunnen controleren.
Werkgevers zijn nu verplicht om scans van alle paspoortpagina’s, beëdigde Poolse vertalingen van alle buitenlandse documenten en – nieuw dit jaar – bewijs van passende huisvesting aan te leveren wanneer accommodatie onderdeel is van het aanbod. Uitzendbureaus krijgen er een extra taak bij: zij moeten verklaringen van de gebruikersbedrijven toevoegen waarin de toezichtregelingen worden bevestigd.
![Polen introduceert digitaal ‘enkel dossier’ voor alle aanvragen van buitenlandse werknemers]()
De overheid stelt dat deze veranderingen de gemiddelde verwerkingstijd terugbrengen van acht naar drie weken en misstanden zoals de handel in ‘uitnodigingsbrieven’ tegengaan. Critici beweren echter dat de documentatie-eisen de strengste van de EU zijn en dat dit het voor mkb-bedrijven moeilijk kan maken om dringend benodigde technologische talenten aan te trekken.
Vanuit risicomanagementperspectief is de grootste verandering de proactieve handhaving. Arbeidsinspecteurs mogen nu ter plekke boetes opleggen tot 10.000 PLN per overtreding als een verplicht document niet is geüpload vóór de eerste werkdag van de werknemer. In de praktijk moeten mobiliteitsmanagers het digitale dossier als de enige betrouwbare bron beschouwen en werkprocessen inrichten die de juiste scans al bij het ondertekenen van het contract genereren, en niet pas op de eerste werkdag.
Werkgevers zijn nu verplicht om scans van alle paspoortpagina’s, beëdigde Poolse vertalingen van alle buitenlandse documenten en – nieuw dit jaar – bewijs van passende huisvesting aan te leveren wanneer accommodatie onderdeel is van het aanbod. Uitzendbureaus krijgen er een extra taak bij: zij moeten verklaringen van de gebruikersbedrijven toevoegen waarin de toezichtregelingen worden bevestigd.
De overheid stelt dat deze veranderingen de gemiddelde verwerkingstijd terugbrengen van acht naar drie weken en misstanden zoals de handel in ‘uitnodigingsbrieven’ tegengaan. Critici beweren echter dat de documentatie-eisen de strengste van de EU zijn en dat dit het voor mkb-bedrijven moeilijk kan maken om dringend benodigde technologische talenten aan te trekken.
Vanuit risicomanagementperspectief is de grootste verandering de proactieve handhaving. Arbeidsinspecteurs mogen nu ter plekke boetes opleggen tot 10.000 PLN per overtreding als een verplicht document niet is geüpload vóór de eerste werkdag van de werknemer. In de praktijk moeten mobiliteitsmanagers het digitale dossier als de enige betrouwbare bron beschouwen en werkprocessen inrichten die de juiste scans al bij het ondertekenen van het contract genereren, en niet pas op de eerste werkdag.
