Kerstsluiting van Poolse consulaten legt wereldwijde visumverwerking stil van 24 tot 28 december

Voor het eerst sinds Polen begon met het digitaliseren van zijn consulaire netwerk, waren alle Poolse consulaten en consulaire afdelingen wereldwijd gelijktijdig gesloten van 24 tot 28 december. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MFA) bevestigde de sluiting op het e-Konsulat-portaal en via consulaire hulplijnen, met als reden de toevoeging van kerstavond als nieuwe wettelijke feestdag. Tijdens deze vierdaagse periode werden geen aanvragen voor nationale of Schengenvisa geaccepteerd, werden er geen paspoorten uitgegeven en werden er geen legalisatiediensten verwerkt.

De sluiting kwam voor veel mobiliteits- en relocatiemanagers als een verrassing, omdat er in voorgaande jaren altijd minstens één werkdag viel tussen Kerst en Nieuwjaar, waardoor dringende aanvragen nog konden worden ingediend. Dit jaar faalden zelfs de binnenlandse back-upkanalen: de voivodeschapkantoren, waar normaal gesproken last-minute verlengingen van verblijfsvergunningen worden geaccepteerd, en de klantenbalies van de grensbewaking op belangrijke luchthavens waren ook gesloten. Hierdoor konden buitenlandse werknemers van wie de vergunningen tijdens de feestdagen verliepen, geen tijdige verlengingen indienen, wat het risico op overtredingen en mogelijke problemen met de continuïteit van bedrijven vergroot.



In de praktijk betekent deze pauze dat aanvragen die na 18 december zijn ingediend, pas in januari een biometrische afspraak krijgen, waardoor de eerste beschikbare reisdata voor sommige drukke posten zoals New Delhi, Londen en Riyad pas in februari liggen. Bedrijven die nieuwe medewerkers in januari willen laten starten, worden geconfronteerd met kostbare projectvertragingen of moeten talent via intra-EU werkopdrachten laten reizen. Verwacht wordt dat deze knelpunten doorwerken tot het eerste kwartaal van 2026, wanneer Polen de kosten voor verblijfsvergunningen verviervoudigt en alle aanvragen via het nieuwe MOS2-portaal laat verlopen.

Mobiliteitsspecialisten wordt aangeraden om de populatie van medewerkers met vergunningen die begin januari verlopen te controleren en waar nodig brieven van rechtvaardiging voor overtredingen voor te bereiden als verlengingsaanvragen niet konden worden ingediend. HR-teams moeten ook zakenreizigers informeren dat Poolse consulaten in de eerste week van januari te maken krijgen met recordachterstanden en hun reisplannen hierop afstemmen. Het MFA heeft nog geen compensatoire openingstijden in het weekend aangekondigd, waardoor de opgelopen vraag op 2 januari, wanneer de normale dienstverlening hervat wordt, volledig zal samenkomen.