Weihnachtliche Schließung der polnischen Konsulate legt weltweite Visabearbeitung vom 24. bis 28. Dezember lahm

Erstmals seit Beginn der Digitalisierung des polnischen Konsulatnetzes waren vom 24. bis 28. Dezember weltweit alle polnischen Konsulate und Konsularabteilungen gleichzeitig geschlossen. Das Außenministerium (MFA) bestätigte die Abschaltung auf dem e-Konsulat-Portal und über konsularische Hotlines und begründete dies mit der Einführung des Heiligabends als neuen gesetzlichen Feiertag. Während dieser vier Tage wurden weder nationale noch Schengen-Visa-Anträge angenommen, keine Reisepässe ausgestellt und keine Beglaubigungsdienste durchgeführt.

Die Schließung überraschte viele Mobility- und Relocation-Manager, da in den Vorjahren zwischen Weihnachten und Neujahr mindestens ein Arbeitstag lag, an dem dringende Anträge eingereicht werden konnten. In diesem Jahr fielen sogar interne Ausweichmöglichkeiten aus: Die Büros der Woiwodschaften, die normalerweise kurzfristige Verlängerungen von Aufenthaltstiteln annehmen, sowie die Kundenschalter der Grenzpolizei an wichtigen Flughäfen blieben ebenfalls geschlossen. Dadurch konnten ausländische Arbeitnehmer, deren Aufenthaltstitel über die Feiertage abliefen, keine rechtzeitigen Verlängerungen beantragen, was das Risiko von Überziehungen und potenziellen Problemen bei der Geschäftskontinuität für Arbeitgeber erhöhte.



Praktisch bedeutet die Pause, dass Anträge, die nach dem 18. Dezember eingereicht wurden, erst im Januar einen Termin für biometrische Daten erhalten, was bei stark frequentierten Standorten wie Neu-Delhi, London und Riad die ersten verfügbaren Reisedaten bis in den Februar verschiebt. Unternehmen, die für Januar geplante Arbeitsbeginntermine für neue Mitarbeiter vorgesehen haben, sehen sich nun mit kostspieligen Projektverzögerungen konfrontiert oder müssen Talente über intra-EU-Arbeitseinsatzregelungen umleiten. Engpässe werden voraussichtlich bis ins erste Quartal 2026 anhalten, wenn Polen gleichzeitig die Gebühren für Aufenthaltstitel vervierfacht und alle Anträge auf das neue MOS2-Portal umstellt.

Mobility-Experten wird empfohlen, die Mitarbeiter mit Aufenthaltstiteln, die Anfang Januar ablaufen, zu überprüfen und Begründungsschreiben für Überziehungen vorzubereiten, falls Verlängerungsanträge nicht rechtzeitig gestellt werden konnten. HR-Teams sollten zudem Geschäftsreisende darauf hinweisen, dass die polnischen Konsulate in der ersten Januarwoche mit Rekordrückständen rechnen müssen, und Reisepläne entsprechend anpassen. Das MFA hat bislang keine Ausgleichsöffnungszeiten an Wochenenden angekündigt, sodass die aufgestaute Nachfrage am 2. Januar, dem Tag der Wiederaufnahme des regulären Betriebs, geballt eintreffen wird.