Teams voor wereldwijde mobiliteit werden op 27 december geconfronteerd met het nieuws dat alle Poolse consulaire posten—meer dan 90 ambassades en consulaten—vijf dagen lang gesloten zijn vanwege de feestdagen. Hierdoor ligt de verwerking van visa, paspoorten en legalisaties stil tot maandag 29 december. Deze sluiting is gebruikelijk, maar 2025 is het eerste jaar waarin 24 december een officiële feestdag is geworden, wat de stilstand verlengt en de gebruikelijke back-upkanalen binnen Polen wegvalt.
Wat is er precies gesloten?
• De agenda’s voor afspraken via e-Konsulat zijn geblokkeerd; nieuwe afspraken kunnen pas vanaf 00:01 CET op 29 december worden gemaakt.
• Balies zonder afspraak bij drukbezochte posten in Caïro, Manilla en Riyad hebben mededelingen geplaatst dat aanvragers volgende week terug moeten komen.
• Binnen Polen zijn ook de kantoren van de provincies en de balies van de grenswacht—vaak gebruikt voor last-minute verlengingen van verblijfsvergunningen—gesloten.
![Poolse consulaten gesloten van 24 tot 28 december, alle visa- en paspoortdiensten wereldwijd stopgezet]()
Impact op het bedrijfsleven.
1) Startdata van opdrachten: Werkgevers die in januari IT- en engineeringmedewerkers willen laten starten, moeten rekening houden met minimaal vier dagen vertraging. VisaHQ meldt dat de wachttijden in Manilla al zes weken bedroegen; de pauze kan uitstel tot half februari betekenen.
2) Risico op naleving: Sommige medewerkers zullen de deadline van 14 dagen voor het melden van wijzigingen overschrijden. Immigratieadviseurs raden aan bewijs van de geannuleerde afspraak en doorreisvluchten mee te nemen om problemen bij het inchecken te voorkomen.
3) Reisschema’s onder druk: Reisorganisaties adviseren bedrijven om in de eerste week van januari geen bestuursvergaderingen in Polen te plannen, omdat de ingehaalde afspraken de consulaire servers zullen overbelasten.
Praktische tips.
• Vul formulieren nu alvast in: e-Konsulat biedt de mogelijkheid om conceptaanvragen op te slaan; een ingevuld formulier vergroot de kans op een van de eerste beschikbare afspraken.
• Thuiswerken: Overweeg om getroffen medewerkers tijdelijk vanuit hun thuisland te laten starten onder een kortdurend thuiswerkbeleid totdat de vergunningen zijn afgegeven.
• Documentcontrole: Gebruik de pauze om te controleren of medische verzekeringsbrieven en bewijs van financiële middelen nog voldoen aan de strengere eisen die in juni 2025 zijn ingevoerd.
Vooruitblik.
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken meldt dat in 2025 een recordaantal van 1,46 miljoen nationale visumaanvragen is verwerkt, een stijging van 12% ten opzichte van vorig jaar. Ambtenaren geven aan dat de kerstsluiting in 2026 mogelijk nog langer zal duren als de personeelsbehoefte de budgetten blijft overstijgen. Mobiliteitsmanagers wordt daarom aangeraden om opdrachten voor het vierde kwartaal van 2026 naar voren te halen of werkzaamheden te verplaatsen naar buurlanden binnen de EU.
Wat is er precies gesloten?
• De agenda’s voor afspraken via e-Konsulat zijn geblokkeerd; nieuwe afspraken kunnen pas vanaf 00:01 CET op 29 december worden gemaakt.
• Balies zonder afspraak bij drukbezochte posten in Caïro, Manilla en Riyad hebben mededelingen geplaatst dat aanvragers volgende week terug moeten komen.
• Binnen Polen zijn ook de kantoren van de provincies en de balies van de grenswacht—vaak gebruikt voor last-minute verlengingen van verblijfsvergunningen—gesloten.
Impact op het bedrijfsleven.
1) Startdata van opdrachten: Werkgevers die in januari IT- en engineeringmedewerkers willen laten starten, moeten rekening houden met minimaal vier dagen vertraging. VisaHQ meldt dat de wachttijden in Manilla al zes weken bedroegen; de pauze kan uitstel tot half februari betekenen.
2) Risico op naleving: Sommige medewerkers zullen de deadline van 14 dagen voor het melden van wijzigingen overschrijden. Immigratieadviseurs raden aan bewijs van de geannuleerde afspraak en doorreisvluchten mee te nemen om problemen bij het inchecken te voorkomen.
3) Reisschema’s onder druk: Reisorganisaties adviseren bedrijven om in de eerste week van januari geen bestuursvergaderingen in Polen te plannen, omdat de ingehaalde afspraken de consulaire servers zullen overbelasten.
Praktische tips.
• Vul formulieren nu alvast in: e-Konsulat biedt de mogelijkheid om conceptaanvragen op te slaan; een ingevuld formulier vergroot de kans op een van de eerste beschikbare afspraken.
• Thuiswerken: Overweeg om getroffen medewerkers tijdelijk vanuit hun thuisland te laten starten onder een kortdurend thuiswerkbeleid totdat de vergunningen zijn afgegeven.
• Documentcontrole: Gebruik de pauze om te controleren of medische verzekeringsbrieven en bewijs van financiële middelen nog voldoen aan de strengere eisen die in juni 2025 zijn ingevoerd.
Vooruitblik.
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken meldt dat in 2025 een recordaantal van 1,46 miljoen nationale visumaanvragen is verwerkt, een stijging van 12% ten opzichte van vorig jaar. Ambtenaren geven aan dat de kerstsluiting in 2026 mogelijk nog langer zal duren als de personeelsbehoefte de budgetten blijft overstijgen. Mobiliteitsmanagers wordt daarom aangeraden om opdrachten voor het vierde kwartaal van 2026 naar voren te halen of werkzaamheden te verplaatsen naar buurlanden binnen de EU.
