Polen verplicht vanaf 1 januari 2026 alle aanvragen voor verblijfsvergunningen online in te dienen en verviervoudigt de overheidskosten

Het Poolse Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft de definitieve regeling gepubliceerd voor de ingrijpende digitalisering van het immigratiesysteem, die een jaar in beslag nam. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle tijdelijke verblijfsvergunningen uitsluitend via het e-portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend. De balies van de provinciale kantoren sluiten voor fysieke aanvragen; papieren dossiers die persoonlijk worden ingeleverd, worden geweigerd.

Deze wijziging sluit aan op eerdere stappen waarbij werkvergunningen en seizoensvergunningen al via het nationale platform praca.gov.pl werden afgehandeld. Ambtenaren stellen dat één digitaal loket achterstanden zal verminderen, automatische gegevenscontrole met het arbeidsbureau en de belastingdienst mogelijk maakt, en het lastiger maakt voor ‘meelifters’ om voorrang te krijgen. Werkgevers maken zich echter zorgen over een moeizame overgang. Veel provinciale immigratiekantsoren werken nog met verouderde case-managementsoftware en HR-teams vrezen systeemproblemen wanneer duizenden eindejaarsaanvragen op 2 januari via MOS binnenkomen.



Wat mobiliteitsmanagers het meest verontrust, is de prijsstijging. Het standaardtarief voor een verblijfsvergunning stijgt van 100 PLN (ongeveer €22) naar 400 PLN, terwijl vergunningen voor gedetacheerde werknemers 800 PLN gaan kosten. De overheid zegt dat deze verviervoudiging de ‘volledige kostendekking’ van digitale diensten weerspiegelt en Polen op gelijke hoogte brengt met tarieven in Duitsland en Nederland. Voor een gezin van vier kunnen de totale overheidskosten echter oplopen tot meer dan 1.600 PLN, exclusief vertalingen, legalisaties en juridische kosten. Budgetten voor wereldwijde verhuizingen in 2026 moeten mogelijk direct worden aangepast.

Bedrijven met graduate-rotatie- of kortlopende opdrachtprogramma’s moeten ook hun planning herzien. Omdat MOS onvolledige uploads automatisch afwijst, moeten HR-medewerkers vóór de feestdagen gewaarmerkte kopieën van paspoorten, zorgverzekeringsbewijzen en huurcontracten verzamelen. De autoriteiten beloven een beslistermijn van 60 dagen, maar adviseurs waarschuwen voor achterstanden in het eerste kwartaal.

Positief is dat de hervorming een realtime case-tracker en automatische SMS-/e-mailmeldingen introduceert – een langverwachte functie voor expats die gewend zijn aan papieren ontvangstbewijzen. Het platform integreert betalingen via bankoverschrijving of BLIK, waardoor fysieke kassa’s overbodig worden. Vroege gebruikers die de bètaversie in de provincie Mazovië testen, melden soepelere gegevensinvoer, maar waarschuwen dat het portaal alleen Poolstalige PDF’s accepteert, wat de vertaalkosten verhoogt. Multinationals doen er goed aan hun personeelsgidsen en leverancierscontracten aan te passen aan de nieuwe digitale werkwijze en tarieven.